Dit document beschrijft de acties die moeten worden uitgevoerd in de Router en Workplace Management om een synchronisatie te krijgen tussen een externe agenda en Workplace Management.

1. Toepassingsgebied

De Exchange-integratie voor Workplace Management instellen.

2. Voor wie is dit document?

• Adviseurs voor Workplace

• Workplace Integratie Team

3. Vereisten

De klant moet Exchange en Azure correct hebben ingesteld: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/WM/pages/119668747

4. Reserveringssynchronisatie-interface / routerconfiguratie (1)

De Reservation Sync interface of Router maakt het mogelijk om de externe agenda (Exchange of Google) en Workplace Management te synchroniseren. In de Router kunnen de nodige instellingen worden ingesteld voor zowel de externe agenda als Workplace Management.

4.1 Inloggen

U moet inloggen op de router via https://gcprouter.spacewell.com/login

Als je geen account hebt, moet je dit aanvragen via het Integratieteam of het Productteam.

Open

4.2 Een nieuwe huurder aanmaken

Maak een nieuwe huurder aan voor de klant. Ga naar Huurders -> Overzicht:

Open

Klik op + om een nieuwe huurder aan te maken:

Voer de naam van de huurder. Dit moet precies hetzelfde als de klantreferentie in Workplace Management.

4.3 API gebruiker instellen en credentials verkrijgen

Ga naar Huurders -> Gebruikers:

Klik op + om een nieuwe gebruiker aan te maken:

Vul de waarden in:

• Selecteer huurder: de huurder die in de bovenstaande stappen is aangemaakt

• Voornaam: optioneel

• Achternaam: optioneel

• E-mail: noreply@spacewell.com kan worden ingevoerd als standaardwaarde

• Gebruikersnaam: Een gebruikersnaam gerelateerd aan de huurder (bijv. <huurdersnaam>_api)

• Wachtwoord:

Klik op Sla nadat de relevante velden correct zijn ingevuld:

Ga terug naar Huurders -> Gebruikers en vernieuw de lijst.

Open de Gebruiker net gemaakt.

Klik op de Pictogram Schild van de gebruiker:

Klik op Klantgegevens ophalen:

Kopieer de Klant-ID en Geheim van de klant en bewaar ze ergens waar ze veilig zijn. Deze informatie is later in de configuratiegids nodig.

4.4 Externe kalenderinstellingen instellen

Ga naar Configureer -> Instellingen synchroniseren:

Selecteer de huurder die in de bovenstaande stappen is aangemaakt. De volgende instellingen kunnen worden ingesteld. Als je dit voor Workplace Management instelt, hoef je niets te wijzigen ten opzichte van de standaardinstellingen.

Synchronisatiemodus

Standaard: Bidirectioneel. Dit bepaalt de synchronisatierichtingen. Inkomend en uitgaand bepalen of Workplace Management moet synchroniseren met de externe agenda, of andersom. Bidirectioneel geeft aan dat het op beide manieren moet synchroniseren.

Synchronisatiebereik

Standaard: Kamer centraal. Bepaalt de synchronisatiemethode. Laat dit zoals het is.

Kalender

Standaard: Microsoft Exchange. Is gebaseerd op de verbinding die moet worden ingesteld.

IWMS-aanbieder

Standaard: Axxerion. Laat dit zoals het is.

Storingsmeldingen via e-mail

Standaard: niet aangevinkt. Door dit aan te vinken kunnen e-mailadressen voor notificatie worden opgegeven (door komma's gescheiden) die zullen worden gemeld wanneer er synchronisatiefouten optreden.

Max aantal gevallen

Standaard: 180. Dit voorkomt dat een onbeperkt aantal voorvallen wordt gesynchroniseerd bij het bekijken van geplande vergaderingen.

Max updates

Standaard: 50. Deze instelling voorkomt een onbeperkte lus bij het bijwerken van een enkele reservering.

4.5 Verbindingsinstellingen met externe kalender instellen

Ga naar Configureer -> Technisch:

Selecteer de huurder die in de bovenstaande stappen is aangemaakt. Selecteer de optie Microsoft Grafiekinstellingen:

Vul de volgende velden in:

• Graph API-versie: Dit moet worden ingesteld op v1.0

• Azure Account Directory-ID: Dit is de Huurder ID waarde die is opgegeven door de klant

• Klant-ID: Dit is de Applicatie (client) ID waarde die is opgegeven door de klant

• Geheim van de klant: Dit is de Geheim van de klant waarde die is opgegeven door de klant

• E-mail domeinen (CSV): Dit is het e-maildomein dat door de klant wordt gebruikt. Meestal is dit het domein van de klant (bijv. "acme.com").

Klik op Test om te testen of de integratie van de Reservation Sync Interface en Exchange goed werkt:

Als de test succesvol is, klik je op Opslaan om de ingevoerde configuratiewaarden op te slaan. Zo niet, dan zijn sommige waarden onjuist.

5. Configuratie Workplace Management (1)

5.1 Webservicetoegang instellen in Workplace Management

Log in met de systeembeheerder op de Workplace Management omgeving van de client. Ga naar Clientinstellingen:

Klik op Authenticatie tab:

Open te Toegangsregels opnemen en klik op Nieuw:

Vul de velden in:

• Bedrijfsmodus: Productie

• Toegangsbereik: Webservices

Klik op Nieuw op de Toegangsregels Groep omvatten:

Selecteer Toegang verlenen voor de waarde Regel type. Hierdoor worden automatisch alle benodigde waarden ingesteld:

5.2 Externe toepassing instellen in Workplace Management

Navigeer terug naar het tabblad "Instellingen > Authenticatie". Scroll naar beneden en open het tabblad "Externe apps". Klik op "Kalenderintegratie maken".

5.2.1 Vertrouwensrelatie instellen

Klik in de resulterende externe toepassing op het tabblad "Vertrouwensrelatie" en vervolgens op de koppeling in de kolom "sleuteltype

Stel de "Geautoriseerde systeemgebruiker" in op een gebruiker waaraan de systeembeheerdersgroep (G001) is toegewezen.

Open de "Vertrouwensrelatie".

Druk op de knop "Onthul geheime sleutel".

Druk op de knop "Genereer sleutel".

Klik op "ok" wanneer daarom wordt gevraagd.

Kopieer de waarde in het veld "Geheime sleutel" ergens waar je het later in deze handleiding kunt gebruiken

5.2.2 Systeemgebruikers toewijzen

Navigeer terug naar de externe toepassing en navigeer naar het tabblad "Systeemgebruikers". Open daarna de vervolgkeuzelijst "Systeemgebruikers

Druk op "Toewijzen".

Zoek de gebruikers die je wilt toevoegen. Selecteer de gebruikers en druk op "ok".

5.2.3 Kamers toewijzen

Navigeer terug naar de externe toepassing en druk op "Extern verbonden". Druk vervolgens op "Toewijzen".

Zoek de kamers die je wilt inschakelen in de reserveringssynchronisatie en druk op "ok".

Open elk van de toegevoegde kamers door op de referentie te klikken

Vul in het veld "Externe referentie" het adres van de kamer in en klik op "Opslaan en terugsturen".

5.2.4 Aanmaken van koppelingen

Navigeer naar de externe toepassing en druk op "Mappings" en "New".

Maak de toewijzingen in de onderstaande tabel door de velden "Sleutel" en "Waarde" in te vullen en op "Opslaan en terugkeren" te drukken.

5.2.5 Inbedrijfstelling en bedrijfsmodus instellen

Controleer op de externe applicatie of de opdracht is ingesteld op "Actief" en of de werkingsmodus is ingesteld op de juiste server (meestal is dit "productie").

5.2.6 Standaardcategorie instellen

Navigeer in de externe toepassing naar het tabblad "Werkstroominteractie" en druk op "Standaard voor categorie".

Selecteer de categorie waarin de reserveringssynchronisatie de reserveringen moet maken. Voor Workplace is dit "FMB-RESC-19030001". Druk vervolgens op "Ok".

6. Reserveringssynchronisatie-interface / routerconfiguratie (2)

6.1 Verbindingsinstellingen met Workplace Management in de router instellen

Ga in de router naar Navigatie > Technisch

Selecteer de huurder en klik op "Generic Connector Settings".

Vul in het resulterende formulier de onderstaande velden in

Als je klaar bent, druk je op "Test". U zou een succesbericht moeten krijgen

Zodra u het "succesbericht" ontvangt, drukt u op "Opslaan" om de huidige configuratie op te slaan.

6.2 Toewijzingen instellen in de router

Druk op Navigatie > Outlook > Mapping

Selecteer de huurder en druk op de knop "toevoegen

Selecteer in het pop-upvenster dat verschijnt de Exchange-ruimtelijst en de mailbox van de ruimte. Selecteer ook de Workplace kamer. Klik op "Opslaan". Als je een ruimte in eerste instantie niet wilt inschakelen, schakel dan het selectievakje "ingeschakeld" in.

Hiermee wordt de mapping gemaakt tussen de ruimte in Exchange en de ruimte in Workplace.

7. Noodzakelijke wijzigingen als klant aangepaste reserveringsworkflow gebruikt

Als de implementatie wordt gedaan voor een omgeving zonder Workplace Management (FMB), dan moet de aangepaste reserveringsworkflow worden aangepast:

• Voor alle annuleringsverbindingen (naar de status 'Annuleren') moet de postsetter zijn: syncActionCode = Cancel.

• Maak een handmatige taak 'Annuleren via Exchange' voor de groep 'Externe eigenaar integratie

  • Stel 'Taak weergeven in takenlijst' en 'Taakbeschrijving weergeven' in op Nee

  • Koppel een Annuleringsgroep van bevestigde reservering aan de beëindigde reservering

  • Connector van taak naar status Geannuleerd

    • Functie: annuleren

    • Presetter: reservationStatusCode = Geannuleerd

    • Datum instellen: cancelTime

• Maak een handmatige taak 'Wijzigen via Uitwisseling' voor de groep 'Externe eigenaar integratie

  • Stel 'Taak weergeven in takenlijst' en 'Taakbeschrijving weergeven' in op Nee

  • Koppel een Annuleringsgroep van bevestigde reservering aan de beëindigde reservering

  • Connector van taak naar status Wijzigen

    • Functie: wijzigen

    • Presetter: reservationStatusCode = Wijzigen

• Voor alle connectors van de eerste taak in de workflow moet de postsetter: syncActionCode = Synchronize.

• Maak een connector van de eerste taak in de workflow naar de reserveringsbevestigde status

  • Presetter: reservationStatusCode = Bevestigd

  • Voorwaarde: syncDirectionCode = Inkomend

• Voeg een script toe aan de handmatige 'Wijzig'-aansluitingen om te voorkomen dat er wijzigingen kunnen worden aangebracht in een inkomende reservering.

Terugkerende reserveringen

Er zijn ook enkele terugkerende reserveringsonderwerpen waar je rekening mee moet houden.

1. In Workplace Management (FMB) wordt de synchronisatie voor uitgaande terugkerende reserveringen geactiveerd op het veld 'Schedule.scheduleGenerationStatusCode'. Zodra dit veld is ingesteld op 'Ready' (alle gebeurtenissen zijn in eerste instantie gegenereerd), wordt de syncActionCode ingesteld op Sync (waardoor de communicatie naar Outlook wordt geactiveerd).
   
   

2. In Workplace Management (FMB) is een script gekoppeld aan Reservation.approveDate, Reservation.closeTime en Reservation.cancelTime. Dit script stelt in bepaalde situaties de corresponderende velden op de ReservationSchedule in.

   1. Als alle voorvallen zijn goedgekeurd, is de ReservationSchedule ook goedgekeurd

   2. Als alle voorvallen worden geannuleerd, wordt ook de Reserveringsschema geannuleerd.

   3. Als alle voorvallen gesloten zijn, is de ReservationSchedule ook gesloten

   4. Als alle voorvallen geannuleerd zijn, maar sommige voorvallen al gesloten waren of niet meer geannuleerd kunnen worden, is de ReservationSchedule gesloten.

Als de klant een aangepaste reserveringsschema-workflow gebruikt, houd deze dan in gedachten. Als u het niet zeker weet, neem dan contact op met Product om het geval te bespreken en de beste oplossing en mogelijke wijzigingen in de workflow te bepalen.