Workplace Management Konfigurationsanleitung für Exchange Sync
- Lango: Language and translation manager
Dieses Dokument beschreibt die Aktionen, die im Router und im Workplace Management durchgeführt werden müssen, um eine Synchronisation zwischen einem externen Kalender und dem Workplace Management zu erreichen.
- 1 1. Umfang
- 2 2. Für wen ist dieses Dokument bestimmt?
- 3 3. Voraussetzungen
- 4 4. Reservierung Sync-Schnittstelle / Router-Konfiguration (1)
- 5 5. Workplace Management Konfiguration (1)
- 6 6. Reservierung Sync-Schnittstelle / Router-Konfiguration (2)
- 7 7. Erforderliche Änderungen, wenn der Kunde einen benutzerdefinierten Reservierungsworkflow verwendet
1. Umfang
Einrichten der Exchange-Integration für Workplace Management.
2. Für wen ist dieses Dokument bestimmt?
Workplace-Berater
Workplace Integration Team
3. Voraussetzungen
Der Kunde muss Exchange und Azure korrekt eingerichtet haben: https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/WM/pages/119668747
4. Reservierung Sync-Schnittstelle / Router-Konfiguration (1)
Die Schnittstelle Reservation Sync oder Router ermöglicht die Synchronisation des externen Kalenders (Exchange oder Google) und des Workplace Managements. Im Router können die notwendigen Einstellungen sowohl für den externen Kalender als auch für das Workplace Management vorgenommen werden.
4.1 Anmeldung
Sie müssen sich beim Router anmelden über https://gcprouter.spacewell.com/login
Wenn Sie kein Konto haben, muss dies über das Integrationsteam oder das Produktteam angefragt werden.
4.2 Einen neuen Mieter anlegen
Legen Sie einen neuen Mieter für den Kunden an. Gehen Sie zu Mieter -> Überblick:
Klicken Sie auf + um einen neuen Mieter anzulegen:
Geben Sie die Name des Mieters. Dies muss sein genau dasselbe wie die Kundenreferenz im Workplace Management.
4.3 Einrichten eines API-Benutzers und Abrufen von Anmeldeinformationen
Gehe zu Mieter -> Benutzer:
Klicken Sie auf + um einen neuen Benutzer anzulegen:
Füllen Sie die Werte aus:
Mieter auswählen: der in den obigen Schritten erstellte Mieter
Vorname: fakultativ
Nachname: optional
E-Mail: noreply@spacewell.com kann als Standardwert eingegeben werden
Nutzername: Ein auf den Mandanten bezogener Benutzername (z. B. <Mietername>_api)
Kennwort:
Klicken Sie auf Speichern Sie nachdem die entsprechenden Felder korrekt ausgefüllt wurden:
Zurück zu Mieter -> Benutzer und aktualisieren Sie die Liste.
Öffnen Sie die Benutzer gerade erstellt.
Klicken Sie auf das Schild-Symbol des Benutzers:
Klicken Sie auf Anmeldedaten des Kunden abrufen:
Kopieren Sie die Kunden-ID und Geheimnis des Kunden und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort auf. Diese Informationen werden später in der Konfigurationsanleitung benötigt.
4.4 Einrichten externer Kalendereinstellungen
Gehe zu Konfigurieren Sie -> Sync-Einstellungen:
Wählen Sie den in den obigen Schritten erstellten Mieter aus. Die folgenden Einstellungen können vorgenommen werden. Bei der Einrichtung für das Workplace Management sollten keine Änderungen gegenüber der Standardeinstellung erforderlich sein.
Sync-Modus
Standard: Bidirektional. Hier wird die Richtung der Synchronisierung festgelegt. Eingehend und ausgehend bestimmen, ob Workplace Management mit dem externen Kalender synchronisiert werden muss oder umgekehrt. Bidirektional bedeutet, dass die Synchronisierung in beide Richtungen erfolgen soll.
Sync-Bereich
Standard: Raumzentriert. Bestimmt die Methode der Synchronisation. Belassen Sie dies so wie es ist.
Kalender-Anbieter
Standard: Microsoft Exchange. Basiert auf der Verbindung, die eingerichtet werden muss.
IWMS-Anbieter
Standard: Axxerion. Belassen Sie dies so wie es ist.
Fehlerbenachrichtigungen per E-Mail
Standard: nicht aktiviert. Wenn diese Option aktiviert ist, können E-Mail-Adressen für Benachrichtigungen angegeben werden (durch Kommata getrennt), die bei Synchronisierungsfehlern gemeldet werden.
Max Vorkommen
Standardwert: 180. Dies verhindert, dass eine unbegrenzte Anzahl von Ereignissen bei der Synchronisierung von geplanten Besprechungen berücksichtigt wird.
Max Updates
Voreinstellung: 50. Diese Einstellung verhindert eine unbegrenzte Schleife beim Aktualisieren einer einzelnen Reservierung.
4.5 Einrichten der Verbindungseinstellungen zum externen Kalender
Gehe zu Konfigurieren Sie -> Technisch:
Wählen Sie den in den obigen Schritten erstellten Mieter aus. Wählen Sie die Option Microsoft Graph Einstellungen:
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Graph-API-Version: Diese sollte auf v1.0 gesetzt werden.
Azure-Konto-Verzeichnis-ID: Dies ist die Mieter-ID Wert, der vom Kunden zur Verfügung gestellt wurde
Kunden-ID: Dies ist die Anwendung (Client) ID Wert, der vom Kunden zur Verfügung gestellt wurde
Client Secret: Dies ist die Geheimnis des Kunden Wert, der vom Kunden zur Verfügung gestellt wurde
E-Mail-Domänen (CSV): Dies ist die E-Mail-Domäne, die vom Kunden verwendet wird. Meistens ist dies die Domäne des Kunden (z. B. "acme.com").
Klicken Sie auf Test um zu testen, ob die Integration von Reservation Sync Interface und Exchange erfolgreich funktioniert:
Wenn der Test erfolgreich war, klicken Sie auf Speichern, um die eingegebenen Konfigurationswerte zu speichern. Wenn nicht, sind einige Werte falsch.
5. Workplace Management Konfiguration (1)
5.1 Einrichten des Webservice-Zugangs im Workplace Management
Melden Sie sich mit dem Systemadministrator in der Workplace Management-Umgebung des Mandanten an. Gehen Sie zu Client-Einstellungen:
Klicken Sie auf Authentifizierung tab:
Wenn es bereits eine Zugangsregel um den Zugriff für erstellte Webdienste zu gewähren, gelten die folgenden Schritte nicht. Weiter mit Kapitel 4.7
Offenes te Zugangsregeln einschließen und klicken Sie auf Neu:
Füllen Sie die Felder aus:
Betriebsart: Produktion
Zugangsbereich: Webdienste
Klicken Sie auf Neu über die Zugriffsregeln Gruppe umfassen:
Wählen Sie Zugang gewähren für den Wert Regeltyp. Dadurch werden alle erforderlichen Werte automatisch festgelegt:
5.2 Externe Anwendung im Workplace Management einrichten
Navigieren Sie zurück zur Registerkarte "Einrichtung > Authentifizierung". Scrollen Sie nach unten und öffnen Sie die Registerkarte "Externe Anwendungen". Klicken Sie auf "Kalenderintegration erstellen".
5.2.1 Vertrauensverhältnis einrichten
In der sich daraus ergebenden externen Anwendung klicken Sie auf die Registerkarte "Vertrauensbeziehung" und dann auf den Link in der Spalte "Schlüsseltyp".
Setzen Sie den "Autorisierten Systembenutzer" auf einen Benutzer, dem die Systemadministratorgruppe (G001) zugewiesen ist.
Stellen Sie sicher, dass sich der ausgewählte Benutzer von allen anderen Administratorbenutzern unterscheidet. Dadurch wird verhindert, dass die Synchronisierung der Reservierung fehlschlägt, wenn dieser Administratorbenutzer aufgrund eines falschen Anmeldeversuchs gesperrt wurde
Öffnen Sie die "Vertrauensbeziehung".
Drücken Sie auf die Schaltfläche "Geheimschlüssel aufdecken".
Wenn die Schaltfläche "Geheimschlüssel aufdecken" und das Feld "Geheimschlüssel" nicht sichtbar sind, vergewissern Sie sich, dass dem Benutzer die Gruppe "Lizenzeditor" (G101) zugewiesen ist. Außerdem sollte der Benutzer ein Partnerbenutzer sein
Drücken Sie auf die Schaltfläche "Schlüssel generieren".
Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf "ok".
Kopieren Sie den Wert in das Feld "Geheimschlüssel" an einen Ort, an dem Sie ihn später in dieser Anleitung verwenden können
5.2.2 Systembenutzer zuweisen
Navigieren Sie zurück zur externen Anwendung und wechseln Sie zur Registerkarte "Systembenutzer". Öffnen Sie dann das Dropdown-Menü "Systembenutzer".
Drücken Sie auf "Zuweisen".
Suchen Sie die Benutzer, die Sie hinzufügen möchten. Wählen Sie die Benutzer aus und drücken Sie auf "ok".
5.2.3 Räume zuweisen
Navigieren Sie zurück zu der externen Anwendung und drücken Sie auf "Extern verbunden". Drücken Sie dann auf "Zuweisen".
Suchen Sie die Räume, die Sie in der Reservierungssynchronisation aktivieren möchten, und drücken Sie auf "ok".
Öffnen Sie jeden der hinzugefügten Räume, indem Sie auf den Verweis
Füllen Sie das Feld "Externe Referenz" mit der Adresse des Raumes aus und klicken Sie auf "Speichern und zurück".
5.2.4 Mappings erstellen
Navigieren Sie zu der externen Anwendung und klicken Sie auf "Zuordnungen" und "Neu".
Erstellen Sie die Zuordnungen in der folgenden Tabelle, indem Sie die Felder "Schlüssel" und "Wert" ausfüllen und auf "Speichern und zurück" klicken
Schlüssel | Wert |
|---|---|
client_id | Client-ID, die im Abschnitt "Benutzererstellung" (4.3) abgerufen wird |
kunden_geheimnis | Client-Geheimnis, das im Abschnitt zur Benutzererstellung (4.3) abgerufen wurde |
Förderungsart | client_credentials |
token_url | Router-URL, höchstwahrscheinlich https://gcprouter.spacewell.com/user/oauth/token |
Webhook | Push-URL, höchstwahrscheinlich https://gcprouter.spacewell.com/push/axxerion |
5.2.5 Inbetriebnahme und Betriebsart einstellen
Vergewissern Sie sich bei der externen Anwendung, dass die Kommission auf "Aktiv" und der Betriebsmodus auf den richtigen Server eingestellt ist (in den meisten Fällen ist dies "Produktion").
5.2.6 Standardkategorie festlegen
Navigieren Sie in der externen Anwendung zur Registerkarte "Workflow-Interaktion" und klicken Sie auf "Standard für Kategorie".
Wählen Sie die Kategorie, in der die Reservierungssynchronisierung die Reservierungen erstellen soll. Für Workplace ist dies "FMB-RESC-19030001". Drücken Sie dann auf "Ok".
6. Reservierung Sync-Schnittstelle / Router-Konfiguration (2)
6.1 Einrichten der Verbindungseinstellungen zum Workplace Management im Router
Gehen Sie im Router zu Navigation > Technik
Wählen Sie den Mieter aus und klicken Sie auf "Allgemeine Verbindungseinstellungen".
Füllen Sie in dem sich öffnenden Formular die folgenden Felder aus
Reservierung Sync Router | Workplace Management Wert |
|---|---|
URL | URL des Clients (https://<client>.axxerion.com/) |
Steckertyp | AXXERION |
Mieter-ID | Unverändert lassen |
Eindeutiger Name | Referenz des Kunden |
Benutzer- oder Schemaname | Benutzername des erstellten externen Kalenderbenutzers (siehe Benutzer, der beim Erstellen der Vertrauensbeziehung festgelegt wurde) |
Passwort | Dieses Passwort wird nicht verwendet, aber Sie müssen eines eingeben, um die Verbindung zu testen. Geben Sie ein zufälliges Passwort mit Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen ein. |
App-ID | Referenz der externen Anwendung Workplace Management |
Gemeinsamer Schlüssel | Generierter Schlüssel im Workplace Management der externen Anwendung |
Salz | Statischer Wert: adfadf$kalf!@#+8 |
Verschlüsselungsschlüssel | Zugriffs-ID auf ObjectTrustRelation |
Rekursionsgrenze | 0 |
Auszeit | 0 |
Wartezeit | 0 |
Drücken Sie anschließend auf "Testen". Sie sollten eine Erfolgsmeldung erhalten
Sobald Sie die "Erfolgsmeldung" erhalten, drücken Sie auf "Speichern", um die aktuelle Konfiguration zu speichern.
6.2 Einrichten von Zuordnungen im Router
Drücken Sie auf Navigation > Outlook > Mapping
Wählen Sie den Mieter aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen".
Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster die Exchange-Raumliste und das Raumpostfach aus. Wählen Sie auch den Workplace-Raum aus. Klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie einen Raum zunächst nicht aktivieren wollen, markieren Sie die Checkbox "aktiviert".
Dadurch wird die Zuordnung zwischen dem Raum in Exchange und dem Raum in Workplace erstellt
7. Erforderliche Änderungen, wenn der Kunde einen benutzerdefinierten Reservierungsworkflow verwendet
Wenn die Implementierung für eine Umgebung ohne Workplace Management (FMB) erfolgt, muss der benutzerdefinierte Reservierungs-Workflow etwas geändert werden:
Für alle Cancel-Konnektoren (mit dem Status 'Cancel') muss der Postsetter: syncActionCode = Cancel sein.
Erstellen Sie eine manuelle Aufgabe 'Stornieren über Exchange' für die Gruppe 'Integration externer Eigentümer'.
Setzen Sie 'In Aufgabenliste anzeigen' und 'Aufgabenbeschreibung anzeigen' auf Nein
Verknüpfung einer Stornogruppe aus der bestätigten Reservierung mit der beendeten Reservierung
Konnektor von Aufgabe zu Status Abgebrochen
Funktion: Abbrechen
Voreinsteller: reservationStatusCode = Storniert
Datum einstellen: cancelTime
Erstellen Sie eine manuelle Aufgabe 'Ändern über Exchange' für die Gruppe 'Integration externer Verantwortlicher'.
Setzen Sie 'In Aufgabenliste anzeigen' und 'Aufgabenbeschreibung anzeigen' auf Nein
Verknüpfung einer Stornogruppe aus der bestätigten Reservierung mit der beendeten Reservierung
Konnektor von Aufgabe zu Status ändern
Funktion: ändern
Voreinstellung: reservationStatusCode = Change
Für alle Konnektoren der ersten Aufgabe im Workflow muss der Postsetter: syncActionCode = Synchronize.
Erstellen Sie einen Konnektor von der ersten Aufgabe im Workflow zum Status Reservierung bestätigt
Voreinsteller: reservationStatusCode = Bestätigt
Bedingung: syncDirectionCode = Eingehend
Fügen Sie ein Skript zu den manuellen 'Change'-Konnektoren hinzu, um zu verhindern, dass Änderungen an einer Inbound-Reservierung vorgenommen werden können.
Wiederkehrende Reservierungen
Es gibt auch einige wiederkehrende Reservierungsthemen, die Sie berücksichtigen müssen.
Im Workplace Management (FMB) wird die Synchronisierung für ausgehende wiederkehrende Reservierungen über das Feld 'Schedule.scheduleGenerationStatusCode' ausgelöst. Sobald dieses Feld auf "Ready" gesetzt ist (alle Ereignisse wurden anfänglich generiert), wird der syncActionCode auf Sync gesetzt (was die Kommunikation mit Outlook auslöst).
Im Workplace Management (FMB) ist ein Skript mit Reservation.approveDate, Reservation.closeTime und Reservation.cancelTime verknüpft. Dieses Skript setzt die entsprechenden Felder auf dem ReservationSchedule in bestimmten Situationen.
Wenn alle Ereignisse genehmigt werden, wird auch der Reservierungszeitplan genehmigt.
Wenn alle Ereignisse storniert werden, wird auch der Reservierungszeitplan storniert.
Wenn alle Ereignisse geschlossen sind, ist auch der Reservierungszeitplan geschlossen.
Wenn alle Vorgänge storniert werden, aber einige Vorgänge bereits abgeschlossen waren oder nicht mehr storniert werden können, wird der Reservierungsplan geschlossen.
Wenn der Kunde einen benutzerdefinierten Reservierungsplan-Workflow verwendet, sollten Sie dies berücksichtigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, setzen Sie sich mit Product in Verbindung, um den Fall zu besprechen und die beste Lösung und mögliche Änderungen am Workflow zu bestimmen.