1. Workplace Experience integratie: Reserveringsmodule algemeen

Deze moduleactivering wordt gebruikt om de integratie tussen Workplace Management en Workplace Experience in te stellen voor de reserveringsmodule, vanuit het oogpunt van Workplace Management.

Workplace Experience touchpoints kunnen door eindgebruikers worden gebruikt om reserveringen te maken, terwijl Workplace Management het achtergrondsysteem is, dat wordt gebruikt voor het maken en beheren van alle relevante (master) data en het instellen van de relevante workflowinstellingen en beperkingen voor reserveringen.

Dit artikel richt zich alleen op het opzetten van deze integratie voor de Workplace management kant. Voor de Workplace Experience kant, zie de relevante artikelen in Workplace Experience.

2. Waar gaat deze module over

Deze module activatie gaat over de integratie van de Reserveringsmodule en relevante Master data met Workplace Experience. Voor meer informatie over de inhoud van deze modules, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten, zie deze artikelen in het onderdeel Applicatiebeheerders:

• Reserveringsmodule

• Master data: Module Gebouwen en gebieden

• Master data: Module Activa (van toepassing op basis van de instelling in de moduleactivering hieronder)

• Master data: Catalogusitems (van toepassing op basis van de instelling in de moduleactivering hieronder)

3 Binnen de module te maken keuzes

Aangezien deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie reservatiemodule voor de relevante keuzes die moeten worden gemaakt in de reserveringsmodule.

4. Hoe deze module activeren

Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module-activatie

Er zijn twee opties om de Workplace Experience integratiemodule te activeren:

• Als een complete oplossing (complete oplossingen kunnen in eerste instantie alleen worden uitgerold als er nog geen andere module is geactiveerd en omvatten alle relevante modules die verband houden met deze oplossing).

• Als module (de Workplace Experience integratiemodule wordt uitgerold als een extra 'module' naast andere reeds geactiveerde oplossingen of modules).

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de individuele module worden geactiveerd. Als er al een andere oplossing of module is geactiveerd, kan alleen de Workplace Experience integratiemodule worden geactiveerd.

4.1 Vereisten voordat u deze module activeert

De volgende vereisten zijn alleen van toepassing op het inschakelen van de module en niet op de volledige oplossing, omdat de activering van de oplossing al rekening houdt met alle vereisten.

De volgende modules moeten worden geactiveerd voordat de Workplace Experience reserveringsintegratiemodule kan worden geactiveerd:

• Master data: Gebouwen en gebieden

• Master data: Activa (alleen als activa (apparatuur) moet worden gereserveerd via Workplace Experience)

N.b. Catalogusitems (diensten) kunnen ook worden gereserveerd via Workplace Experience, maar deze module heeft geen aparte module-activatie en wordt automatisch ingeschakeld indien relevant.

4.2 Activering van module

Als complete oplossing

Als de oplossing is geactiveerd, worden automatisch de volgende modules geactiveerd:

• Reserveringsmodule

• Master data: Module Gebouwen en gebieden

• Indien van toepassing*: Master data: Module Activa

• Indien van toepassing*: Master data: Catalogusitems

*toepasbaar op basis van de instelling in de moduleactivering.

Voor deze specifieke activering van de oplossing zijn meerdere instellingen en opties van toepassing:

Open

Workplace Experience mogelijk maken als totaaloplossing

Nog te bepalen instellingen

• Maak alleen reserveringen in Workplace Experience: Als deze instelling is ingesteld op Ja, worden de opties in Workplace Management voor het maken van reserveringen en aanvullende opties zoals periodieke reserveringen, agenda, etc. allemaal verborgen, zodat key users duidelijkere schermen hebben voor het beheren van gebouwen, ruimtes, gebruikers en via Workplace Experience gemaakte reserveringen.

• Referentie Workplace Experience huurder: Voer de Workplace Experience tenantreferentie in. De referentie kan worden gevonden in Workplace Studio als een voorvoegsel voor de gebruikersnaam. Bijvoorbeeld axxprod1.gebruikersnaam.

• Nieuwe gebouwen voor Workplace Experience: Bepaal of alle nieuwe gebouwen automatisch worden geëxporteerd naar Workplace Experience of dat de gebouwen handmatig worden toegevoegd aan de External app.

• Nieuwe gebieden voor Workplace Experience: Bepaal of alle nieuwe gebieden automatisch worden geëxporteerd naar Workplace Experience of dat de gebieden handmatig worden toegevoegd aan de Externe app.

• Nieuwe gebruikers van Workplace Experience: Bepaal of alle nieuwe systeemgebruikers automatisch worden geëxporteerd naar Workplace Experience of dat de systeemgebruikers handmatig worden toegevoegd aan de External app.

• Reserve activa (apparatuur): Bepaal of assets gereserveerd kunnen worden. Als u dit inschakelt, wordt ook de optie ingeschakeld om deze instelling per reserveerbaar type in te stellen (als reserveringen worden gemaakt via Workplace Management) of de optie om automatisch nieuwe bedrijfsmiddelen toe te voegen aan de externe app van Workplace Experience, als Workplace Experience wordt gebruikt om reserveringen te maken.

• Nieuwe reserveerbare onderdelen voor Workplace Experience: Bepaal of alle reserveerbare bedrijfsmiddelen automatisch worden geëxporteerd naar Workplace Experience of dat de reserveerbare bedrijfsmiddelen handmatig worden toegevoegd aan de Externe app.

• Catering (diensten) reserveren: Bepaal of catalogusitems kunnen worden gereserveerd. Als u dit inschakelt, wordt ook de optie ingeschakeld om deze instelling per reserveerbaar type in te stellen (als reserveringen worden gemaakt via Workplace Management) of de optie om automatisch nieuwe reserveerbare catalogusitems toe te voegen aan de externe app Workplace Experience, als Workplace Experience wordt gebruikt om reserveringen te maken.

• Nieuwe reserveerbare catalogusitems voor Workplace Experience: Bepaal of alle reserveerbare catalogusitems automatisch worden geëxporteerd naar Workplace Experience of dat de reserveerbare catalogusitems handmatig worden toegevoegd aan de Externe app.

• Nieuwe kostenplaatsen voor Workplace Experience: Bepaal of alle kostenplaatsen automatisch worden geëxporteerd naar Workplace Experience of dat de kostenplaatsen handmatig worden toegevoegd aan de Externe app (indien relevant)

Automatisch aangemaakte gebruikersprofielen:

In een oplossing worden gebruikersprofielen automatisch gegenereerd (in tegenstelling tot alleen een moduleactivering, waarbij de relevante gebruikersprofielen handmatig moeten worden aangemaakt of bijgewerkt via de profielwizard).
Via deze oplossing worden de volgende twee gebruikersprofielen automatisch gegenereerd en kunnen ze worden toegewezen aan gebruikers:

• Eindgebruikersprofiel (reserveringen: Dit profiel wordt gebruikt door eindgebruikers die reserveringen maken (in Workplace Management of Workplace Experience).

• Algemeen beheerder: Dit profiel wordt gebruikt voor de beheerder van een Workplace Experience omgeving (gebruikersbeheer, gebouwbeheer en reserveringscoördinator systeemgroepen).

Zie Gebruikers autoriseren voor meer informatie over gebruikersprofielen en het autoriseren van gebruikers.

Workflow-e-mails

De e-mails die automatisch worden verzonden via de workflow (bijvoorbeeld de bevestigingsmail naar de aanvrager of een nieuwe reservering wanneer een nieuwe reservering wordt gemaakt) worden ook gegenereerd en getoond in de include bij de activering van de module of oplossing nadat deze is gestart. Het is mogelijk om sommige of al deze e-mails te verwijderen als sommige of al deze e-mails niet moeten worden gebruikt. Voor meer informatie over workflow e-mails: Standaard workflow e-mails

Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de e-mails die via de workflow worden verzonden: Reserveringsmodule in de sectie 'Applicatiebeheerders'.

Als module-activering

Als de moduleactivering in plaats van de oplossingsactivering wordt gestart, wordt alleen de reserveringsmodule geactiveerd (als deze nog niet actief is). Voor de module-activatie gelden dezelfde instellingen die moeten worden bepaald als voor de oplossing-activatie die hierboven is beschreven (met uitzondering van de eerste instelling 'Alleen reserveringen maken in Workplace Experience').
Eventuele relevante gebruikersprofielen moeten ook handmatig worden gemaakt of bijgewerkt met de relevante systeemgroepen via het dashboard Gebruikersprofiel. Als de reserveringsmodule al in gebruik was in Workplace Management, hebben de gebruikers hoogstwaarschijnlijk al de juiste systeemgroepen in hun gebruikersprofiel. Zie gebruikersgroepen hieronder voor meer informatie indien nodig.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat deze is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport

Beschikbare gegevensimport voor de Workplace Experience integratie

Als Workplace Experience integratie is geactiveerd als oplossing, worden de volgende standaard importconnectoren beschikbaar (afhankelijk van de instelling in de moduleactivering):

N.b. Als het als module is geactiveerd, is slechts een deel van de invoer direct beschikbaar in de module-activatie. De meeste importen van masterdata zijn beschikbaar via het standaard importoverzicht en gerelateerde activeringen van masterdata modules.

4.3.1 Verplichte hiërarchie voor gebouwen en gebieden

Hoofdgebied

Voor elk gebouw dat wordt aangemaakt in WPM, wordt een hoofdgebied aangemaakt met de categorie 'Hoofdgebied'. Breng geen wijzigingen aan in het hoofdgebied! Alle verdiepingen en gebieden die voor dit gebouw worden aangemaakt, worden hiërarchisch onder dit hoofdgebied geplaatst.

Locatie in kaart brengen

Hieronder worden de vereisten in WPM uitgelegd. In dit artikel wordt uitgelegd hoe je "location mapping" instelt in Workplace Studio: Studiolocatie in kaart brengen.

Wanneer u gebouwen en gebieden importeert of handmatig aanmaakt in Workplace Management, moet u zich houden aan de volgende regels met betrekking tot hiërarchie:

¹ Wanneer een aangepaste categorie Gebied wordt gemaakt, zal deze in 95% van de gevallen op hetzelfde hiërarchische niveau liggen als Workplaces, kamers of parkings. Als voorbeeld van een aangepast gebied kun je denken aan een concentratiecentrum of gebedsruimte. Voor meer informatie over het toewijzen van aangepaste categorieën, zie dit artikel Studiolocatie in kaart brengen.

Hiërarchie met een site of geografisch gebied: aanvullende regels

Controleer in Workplace Management of er geen gebieden zijn toegevoegd aan eigenschappen van de categorie 'Locatie' en 'Geografisch gebied'. Je mag alleen gebieden toevoegen aan eigenschappen van de categorie 'Property'.

• Bij het maken van een nieuw object in Workplace Management is de optie om gebieden toe te voegen verborgen, dus dat is prima.

• Maar als je daarna de categorie wijzigt van 'Property' naar 'Site' of 'Geographical area', zorg er dan voor dat je eerst alle gebieden verwijdert (behalve het hoofdgebied natuurlijk).

Het is mogelijk om extra hiërarchische niveaus te hebben boven 'Property'. Dit wordt uitgelegd in de tabel hierboven, maar niet getoond in de schermafbeelding hieronder. Deze niveaus heten 'Locatie' en 'Geografisch gebied'.

• Een locatie kan bijvoorbeeld een bedrijventerrein zijn waarop vijf gebouwen staan.

• De categorie Geografisch gebied kan bijvoorbeeld worden gebruikt als bovenliggende categorie voor sites in dezelfde stad of in hetzelfde land.

Open

Grafische weergave van verplichte hiërarchie in Workplace Management.

4.4 Gebruikersgroepen

Wanneer een module is geactiveerd, kunnen gebruikersgroepen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze gebruikersgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, gebruikersgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen: Gebruikers autoriseren

Aangezien deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie reservatiemodule voor de relevante gebruikersgroepen.

4.5 Navigatiemenu en startbordopties

Aangezien deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie reservatiemodule voor de relevante navigatiemenu's en startbordopties in Workplace Management.

5. Aanvullende rapporten

Aangezien deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie reservatiemodule voor de extra rapporten in Workplace Management.

6. Extra instellingen en opties na inschakelen

Aangezien deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, zie Activering en informatie reservatiemodule voor de extra instellingen en opties na het inschakelen in Workplace Management.

7. Aanvullende informatie

7.1 Service en apparatuur later inschakelen

Als de Workplace Experience integratiemodule/oplossing in het verleden al is geactiveerd, zonder het gebruik van Service (catalogusitems) en/of apparatuur (assets), is het altijd mogelijk om dit in te schakelen via de Module-instellingen voor Workplace Experience:

Via deze instellingen (dezelfde als in de module activering) kan worden bepaald dat elk nieuw aangemaakt reserveerbaar activum, reserveerbaar catalogusitem en/of kostenplaats automatisch kan worden toegevoegd aan de externe app. als een van deze objecten al bestaat en beschikbaar moet worden gemaakt in Workplace Experience, dan moeten deze handmatig worden toegevoegd aan de (workplace experience) externe app. Zie voor meer informatie over de Externe app: Workplace Experience integratie installatiegids.

7.2 Check-in instellingen

Om het ruimtegebruik te optimaliseren en spookboekingen te verminderen (zonder het gebruik van sensoren), kun je de check-in functionaliteit gebruiken. Wanneer deze is ingeschakeld, moet een gebruiker een reservering een paar minuten voordat deze plaatsvindt bevestigen via de Workplace App. Als er niet wordt ingecheckt, wordt de reservering automatisch geannuleerd.

Volg de volgende stappen om de check-in functionaliteit in te schakelen:

• Open de externe app The Workplace Experience (via de knoppenbalk van The Workplace Experience op het startboard van de beheerder)

• Navigeer naar de "Categorie-instellingen.

Je kunt de "Inchecken" instellingen per gebiedscategorie bepalen. Druk op de knop "Nieuw" om een nieuwe instelling toe te voegen.

Nadat je op de knop "Nieuw" hebt gedrukt, kun je een nieuwe "Check-in" instelling maken.
Kies per gebiedscategorie en bouwcombinatie de gewenste incheckinstellingen.

7.3 Groepsreserveringen

Het is mogelijk om groepsboekingen te maken in Workplace Experience. De instellingen moeten in "Apparaatbeheer" staan om de optie zichtbaar te maken in Workplace Experience.

Controleer ook of de volgende instelling is ingeschakeld in Workplace Management:
"Standaard reserveren namens iemand anders" is ingeschakeld in de instellingen van de Workplace Experience module. Je vindt de instelling via de optie module-instellingen, tabblad 'Workplace Experience' via het beheerderstartpaneel.

8. Gebruikershandleiding

Aangezien deze module gaat over de integratie van de reserveringsmodule met Workplace Experience, raadpleeg je de gebruikershandleiding voor reserveringen met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf: Reserveringsmodule voor (eind)gebruikers voor het onderdeel Workplace Management. Voor de eindgebruikers in Workplace Experience, zie: Workplace App Snelle handleiding voor eindgebruikers

9. VRAAG EN ANTWOORD

Wachten op vragen om te beantwoorden