1. Verträge im Allgemeinen

Vertragsmanagement im Allgemeinen ist der systematische Prozess der Abwicklung der VertragserstellungAnalyse und Wartung, um die operative und finanzielle Leistung zu maximieren und gleichzeitig Risikominimierung. Für Unternehmen ist es wichtig, effektiv Verträge verwalten mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

Ein effektives Vertragsmanagement umfasst mehrere wichtige Aktivitäten:

• Überwachung: Verfolgung relevanter Vertragsdetails

• Verlängerungen: Verwaltung von Änderungen und Sicherstellung rechtzeitiger Erneuerungen zur Aufrechterhaltung des Betriebs.

• Aufbewahrung von Aufzeichnungen: Organisation und Pflege der Vertragsunterlagen für einen einfachen Zugriff und zum Nachschlagen.

• Risikomanagement: Identifizierung und Abschwächung potenzieller Risiken im Zusammenhang mit Vertragsbedingungen.

Insgesamt verbessert das Vertragsmanagement die Vertragsaufsicht, erhöht die finanzielle Transparenz und unterstützt eine fundierte Entscheidungsfindung, was letztlich zu einer effizienten Verwaltung der vertraglichen Verpflichtungen und Vermögenswerte der Organisation beiträgt.

2. Worum geht es in diesem Modul?

Weitere Informationen über den Inhalt dieses Moduls, einschließlich detaillierter Beschreibungen einiger Kernkomponenten, finden Sie unter: Modul Vertrag im Abschnitt "Anwendungsmanager".

3. Warum dieses Modul verwenden

Dieses Modul zentralisiert alle relevanten Vertragsdaten an einem Ort und bietet einen klaren und sofortigen Zugriff auf Vertragsdetails. Die Benutzer profitieren von automatischen Erinnerungen und Berichten, die sicherstellen, dass sie über bevorstehende Vertragsbeendigungen und Fristen informiert sind. Dieser proaktive Ansatz hilft, menschliche Fehler zu vermeiden und erleichtert rechtzeitige Verlängerungen oder Verhandlungen.

Darüber hinaus bietet das Modul einen klaren Einblick in die finanziellen Auswirkungen von Verträgen und ermöglicht so eine bessere Budgetverwaltung und Finanzplanung. Durch die Integration mit anderen Modulen erhalten die Nutzer einen umfassenden Einblick in aktive Verträge in Bezug auf Gebäude und Anlagen. Wenn beispielsweise ein Arbeitsauftrag für ein defektes Gerät erstellt wird, kann das System alle aktiven Wartungsverträge, die mit diesem Gerät verbunden sind, identifizieren und verknüpfen. Diese Integration stellt sicher, dass die Service-Desk-Benutzer über die bestehenden Serviceverträge informiert sind, was eine effizientere und kostengünstigere Lösung von Problemen ermöglicht.

3.1 Wahlmöglichkeiten im Rahmen des Moduls

Abgesehen von den grundlegenden Funktionen, die in diesem Modul immer verfügbar sind (Vertragsregistrierung einschließlich der finanziellen Details pro Periode und Vertragserinnerungen), sind die wichtigsten zusätzlichen Optionen, die bei der Verwendung dieses Moduls getroffen werden können, die folgenden:

1. Wenn das Vertragsmodul auch verwendet werden soll, um Verfolgung und Berichterstattung über die finanziellen Komponenten eines Vertrags (Anlegen von Vertragspositionen mit einem Preis pro Periode), sollten diese Vertragspositionen auch mit den entsprechenden Master data-Objekten verknüpft werden (Gebäude, Bereiche, Anlagen)? Auf diese Weise können mehr modulübergreifende Einblicke genutzt werden (z. B. Einblicke in aktive Verträge, wenn eine Anfrage zu einer defekten Anlage erstellt wird, wenn diese Anlage mit einem (Wartungs-)Vertrag mit einem Lieferanten verbunden ist). Wenn dies gewünscht ist, stellen Sie sicher, dass die entsprechenden Master data-Module ebenfalls implementiert sind.

2. Ist der Vertrag Indexierungsfunktion relevant verwendet werden soll? Dies ist höchstwahrscheinlich nur bei Verträgen relevant, für die der Kunde Geld erhält, anstatt es zu bezahlen (denn im zweiten Fall werden die neuen Preise wahrscheinlich vom Lieferanten festgelegt). Über die Indexierungsfunktion können die Preise einer Auswahl von Verträgen (Artikeln) einfach mit einem bestimmten Betrag oder Prozentsatz indexiert werden. Neben der Verwendung der Indexierungsoption zur automatischen Indexierung von Verträgen, ist es auch möglich, die Option zu verwenden, um automatisch Indexbriefe erzeugen (E-Mails, die an die beteiligten Vertragsparteien gesendet werden können, um sie über die neuen Preise zu informieren). Diese Funktion muss über die Einstellungen des Vertragsmoduls aktiviert werden. Weitere Informationen über diese Funktion finden Sie unter Vertragsmanagement (Benutzer)

3. Sind die Verträge, die auch in Rechnung gestellt werden über Workplace Management? Dies ist höchstwahrscheinlich nur bei Verträgen relevant, bei denen der Kunde Geld erhält, anstatt es zu bezahlen. In diesem Fall sollte das Modul für Ausgangsrechnungen, einschließlich der Vertragsrechnungsläufe, ebenfalls implementiert werden. Weitere Informationen zu dieser Funktionalität finden Sie unter Vertragsmanagement (Benutzer), Ausgehende Rechnungen (Benutzer) und Rechnungsläufe (Benutzer)

4. Wie man dieses Modul aktiviert

Verwenden Sie wie bei jedem neuen Modul die Option "Modulaktivierung" auf der Startleiste des Administrators (nur für Administratoren der Stufen 2 und 3 verfügbar). Weitere allgemeine Informationen zu diesen "Modulaktivierungsoptionen" finden Sie unter Aktivierung des Moduls.

4.1 Voraussetzungen für die Aktivierung dieses Moduls

Für das Vertragsmodul müssen keine anderen Module aktiviert werden. Wenn Sie jedoch ein bestimmtes Gebäude, einen Bereich und/oder eine Anlage mit einem Vertragsgegenstand verknüpfen möchten, müssen diese Module zuerst aktiviert werden. Andernfalls ist es nur möglich, generische Vertragspositionen zu erstellen, die mit keinem Objekt verbunden sind.

Weitere Informationen zu diesen Modulen finden Sie unter:

• Masterdata: Gebäude und Flächen Modul Aktivierung und Information

• Masterdata: Aktivierung und Informationen zum Vermögensmodul

4.2 Aktivierung der Module

Für diese spezielle Modulaktivierung gelten mehrere Einstellungen und Optionen:

Open

Einstellungen müssen noch festgelegt werden:

Benachrichtigungen senden: Aktivieren Sie diese Option, um den Standardwert für die Option zum Senden einer Vertragserinnerung für jeden neu angelegten Vertrag festzulegen. Diese Option kann für jeden neuen Vertrag, der erstellt wird, geändert werden, und die Einstellung hier gilt nur für den Standardwert.

Voreingestellte Anzahl von Tagen vor Ablauf der Kündigungsfrist Benachrichtigungen senden: Damit können Sie festlegen, wie viele Tage vor dem Ende der Kündigungsfrist eines Vertrages eine Mahnung verschickt werden muss. Dies wird als Standardwert für jeden (neuen) Vertrag festgelegt. Bei der Registrierung eines Vertrages kann dieser Wert immer pro Vertrag angepasst werden. Wenn Sie hier 30 Tage eingeben, wird 30 Tage vor Ablauf der Kündigungsfrist eine Benachrichtigung verschickt.

An wen eine Vertragserinnerung gesendet werden muss, muss beim Erstellen oder Bearbeiten eines aktuellen Vertrags eingegeben werden.

4.2.1 Workflow-E-Mails

Die E-Mails, die automatisch über den Workflow versendet werden (bei diesem Modul nur die Erinnerungs-E-Mail bei Ablauf einer Vertragslaufzeit), werden ebenfalls generiert und im Include bei der Modulaktivierung angezeigt, nachdem die Modulaktivierung gestartet wurde. Möchte der Kunde eine oder mehrere Workflow-E-Mails nicht nutzen, können die E-Mails direkt aus der Übersicht gelöscht werden. Weitere Informationen zu Workflow-E-Mails finden Sie hier: Standard-Workflow-E-Mails

Eine detaillierte Beschreibung der E-Mails, die über den Workflow versendet werden, finden Sie unter: Modul Vertrag im Abschnitt "Anwendungsmanager".

4.3 Datenimporte

Mit der Aktivierung dieses Moduls werden einige Datenimporte verfügbar, mit denen relevante Daten schnell in das System importiert werden können (im Gegensatz zur manuellen Eingabe dieser Daten, die ebenfalls möglich ist).

Entsprechende Datenimporte werden in der Modulaktivierung verfügbar, nachdem die Aktivierung gestartet wurde. Standard-Datenimporte finden Sie auch auf dem Admin-Startboard (nur für Level 2 und Level 3 Administratoren).

Weitere Informationen über Datenimporte im Allgemeinen finden Sie unter: Datenimporte

Wenn das Vertragsmodul aktiviert ist, werden die folgenden Standard-Importverbindungen verfügbar:

4.4 Systemgruppen

Wenn ein Modul aktiviert ist, werden Systemgruppen verfügbar, die Benutzerprofilen zugewiesen werden können. Diese Systemgruppen ermöglichen den Benutzern den Zugriff auf (eine Teilmenge) der Optionen des Navigationsmenüs, der Registerkarten des Startboards und der Aufgaben in dem/den entsprechenden Workflow(s).

Weitere allgemeine Informationen zu Benutzerprofilen, Systemgruppen, Benutzern und dem Dashboard für Benutzerprofile finden Sie unter: Benutzerverwaltung

Für das Vertragsmodul werden die folgenden Systemgruppen verfügbar:

Über die Option "Verwaltung von Benutzerprofilen" auf der Administrator-Startleiste können diese Systemgruppen bestehenden Benutzerprofilen zugewiesen oder zu neu erstellten Benutzerprofilen hinzugefügt werden.

4.4.1 Relevante Systemgruppen aus anderen Modulen:

Für einige Module können andere (Master data) Module von Bedeutung sein, um dieses Modul vollständig nutzen zu können.

Bei der Vertragsfakturierung können auch die folgenden Systemgruppen aus dem (Ausgangs-)Rechnungsmodul relevant werden:

4.5 Navigationsmenü und Startmenüoptionen

Wenn ein Modul aktiviert wird, werden die entsprechenden Navigationsmenüoptionen für Benutzer mit den richtigen Berechtigungen (basierend auf den Systemgruppen) verfügbar. Als nächstes wird eine modulspezifische Registerkarte für das Startboard der Hauptbenutzer für dieses bestimmte Modul verfügbar und ist je nach den Berechtigungen des Benutzers sichtbar. Diese Registerkarte bietet den Benutzern Einblicke und Übersichten über die tägliche Arbeit, die für das jeweilige Modul relevant sind.

Weitere allgemeine Informationen über das Navigationsmenü und das Startboard finden Sie unter: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard

Für das Vertragsmodul stehen die folgenden Navigationsmenüoptionen zur Verfügung:

Open

Für das Modul Vertragsverwaltung wird die folgende Registerkarte auf der Steuerbordseite verfügbar:

Diese Registerkarte ist für die folgenden Systemgruppen verfügbar:

• Vertragsmanager

• Management-Dashboards Verträge

Diese Registerkarte der Startleiste hat einige Schaltflächen, die den Optionen des Navigationsmenüs ähneln und dieselben Namen tragen. Daneben hat diese Registerkarte die folgenden Includes (beide sind nur sichtbar, wenn sie Daten enthalten):

• Vertragsregistrierungen, die noch nicht abgeschlossen sind: Wenn ein Vertrag erstellt wurde (Vertrag + Funktion), aber noch nicht abgeschlossen war, bevor der Benutzer diesen Prozess verlassen hat, wird er in dieser Übersicht angezeigt.

• Noch nicht verlängerte Verträge mit einer Kündigungsfrist von 90 Tagen: Diese Übersicht zeigt alle noch nicht verlängerten Verträge mit einer Kündigungsfrist von 90 Tagen.

5. Zusätzliche Berichte

Zusätzliche Berichte können für einige Module über das Navigationsmenü "Berichte" verfügbar sein.
Für das Modul Vertragsmanagement sind Berichte über verfügbar:

• Navigationsmenü Berichte: Eine lange Liste von Berichten zum Vertrag, die für die Vertragssystemgruppen verfügbar sind.

• Verwaltungs-Dashboard: Ein Management-Dashboard für Verträge ist im Navigationsmenü "Verträge" für die Systemgruppe "Management-Dashboards Verträge" verfügbar, mit Übersichten und Diagrammen zu Verträgen (neue vs. beendete Verträge, Wertzuwachs/-abnahme usw.):

6. Zusätzliche Einstellungen und Optionen nach der Aktivierung

Für einige Module können zusätzliche Einstellungen nach der ersten Aktivierung des Moduls über die Option "Moduleinstellungen" auf der Startleiste des Administrators konfiguriert werden. Ein Modul wird immer mit den am häufigsten verwendeten Einstellungen vordefiniert aktiviert. Nach der Aktivierung des Moduls kann das Modul über erweiterte Einstellungen verfügen, die ebenfalls über die Moduleinstellungen verwaltet werden können.

Um zu allen Einstellungen des Vertragsmoduls zu navigieren, gehen Sie zu Moduleinstellungen → Registerkarte Verträge. Bewegen Sie den Mauszeiger über die verfügbaren Einstellungen, um weitere Informationen zu erhalten:

7. Zusätzliche Informationen

Derzeit keine zusätzlichen Informationen.

8. Benutzerhandbuch

Für das Benutzerhandbuch mit einer schrittweisen Erklärung des Prozesses selbst, siehe: Vertragsmanagement für (End-)Nutzer.

9. FRAGEN UND ANTWORTEN

Warten auf die Beantwortung von Fragen.