1. Compliance in het algemeen

Compliance beheer omvat het vaststellen van processen, beleid en controles om ervoor te zorgen dat een de organisatie opereert binnen de grenzen van wet- en regelgeving die van toepassing zijn op haar activiteiten.

Dit omvat activiteiten zoals bewaking, rapportageen corrigerende maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de organisatie en zijn werknemers voeren hun activiteiten in overeenstemming met de vereiste regels en voorschriften.

Compliance is cruciaal voor het handhaven van ethische praktijken, het minimaliseren van risico's en het vermijden van juridische en financiële straffen.

2. Waar gaat deze module over

Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kernonderdelen: Compliance module in de sectie 'Applicatiebeheerders'.

3. Waarom deze module gebruiken

Er zijn meerdere redenen voor een klant om deze module te gebruiken naast de modules die ze al gebruiken, of zelfs als een complete stand-alone oplossing:

• Complexe en veranderende regelgeving
  Regelgeving kan sterk variëren en kan na verloop van tijd veranderen, waardoor het voor belanghebbenden moeilijk is om de meest recente vereisten bij te houden.

• Gebrek aan bewustzijn
  Eigenaars en beheerders van gebouwen zijn misschien niet op de hoogte van de wetgeving die van toepassing is op hun specifieke gebouw of van de laatste updates in bouwvoorschriften, milieunormen, veiligheidsvereisten, enz.

• Ontoereikende documentatie
  Het bijhouden van alle compliance-gerelateerde documentatie, vergunningen en certificeringen kan omslachtig zijn en het niet bijhouden van nauwkeurige gegevens kan leiden tot complianceproblemen.

Met deze module wordt de standaardwetgeving voor je up-to-date gehouden en wordt ook precies aangegeven welke documenten vereist zijn en met welke interval.

Het biedt ook duidelijke overzichten en inzichten in je huidige staat van 'compliance' in de vorm van grafieken en exporteerbare gegevensoverzichten:

Open

Open

Door een workflow te gebruiken om de status bij te houden en de acties voor elk document te beheren, is het ook mogelijk om:

• Geef in het algemeen, per gebouw of zelfs per bedrijfsmiddel aan welke gebruikers de documenten kunnen uploaden, goedkeuren of volledig beheren

• Zorg ervoor dat gebruikers taken en wekelijkse e-mailoverzichten krijgen om ze op tijd te waarschuwen voor de specifieke taken die ze moeten uitvoeren.

3.1 Binnen de module te maken keuzes

De meest relevante keuzes die gemaakt kunnen worden bij het gebruik van deze module zijn de volgende:

1. Wil de klant gebruikmaken van de beschikbare standaardwetgeving of wil hij zijn eigen regels opstellen?

   1. Als de klant niet uit een land komt waar standaardwetgeving beschikbaar is, of als de klant verschillende soorten regels en wetten wil bijhouden (bijvoorbeeld alleen bedrijfsspecifieke regels), dan is het out of the box mogelijk om je eigen regels en gerelateerde documenttypes aan te maken via de menuoptie Wetgeving. Dit is ook mogelijk in combinatie met de standaardwetgeving).

   2. Als de klant de standaardwetgeving wil gebruiken, zorg er dan voor dat je deze inschakelt voor de gewenste landen. Dit kan direct worden ingeschakeld tijdens het activeringsproces van de module of later via de instellingen voor Compliance:
      
      

       

2. Wil de klant elke betrokken gebruiker zijn eigen taken laten beheren voor de hele portefeuille van bedrijfsmiddelen en gebouwen, of wil hij dit opsplitsen per (subset van) gebouwen of zelfs bedrijfsmiddelen?

   1. Als de klant slechts een paar gebruikers heeft die het volledige complianceproces voor elk gebouw beheren, is de eenvoudigste optie om de relevante gebruikersgroepen toe te voegen aan één algemeen profiel, of algemene profielen per rol te maken (documenten uploaden en goedkeuring van wetgevingsdocumenten) en dit profiel toe te wijzen aan de gebruikers. Elke gebruiker heeft toegang tot en krijgt alle relevante taken voor elk gebouw en bedrijfsmiddel.

   2. Als de klant veel gebruikers heeft die elk slechts een deel van de volledige portefeuille van gebouwen en bedrijfsmiddelen beheren, of misschien leveranciers toegang wil geven tot het uploaden van documentatie voor bepaalde specifieke wetgeving(en), gebouwen of zelfs bedrijfsmiddelen, dan is het mogelijk om bepaalde compliance gerelateerde systeemgroepen toe te wijzen in de context van wetgeving, gebouwen of zelfs specifieke bedrijfsmiddelen. Voor meer informatie hierover, zie Gebruikersgroepen hieronder.

4. Hoe deze module activeren

Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module activation

Er zijn twee opties om de module Compliance te activeren:

• Als een complete oplossing (Complete oplossingen kunnen alleen in eerste instantie worden uitgerold als er nog geen andere module is geactiveerd).

• Als module (De compliance module wordt uitgerold als een extra module naast andere reeds geactiveerde oplossingen of modules).

In een nieuwe omgeving kunnen zowel de oplossing als de individuele module worden geactiveerd. Als een andere oplossing of module al is geactiveerd, kan alleen de compliance module worden geactiveerd.

4.1 Vereisten voordat u deze module inschakelt

De volgende vereisten zijn alleen van toepassing op het inschakelen van de module en niet op de volledige oplossing, omdat de activering van de oplossing al rekening houdt met alle vereisten.

De volgende modules moeten worden geactiveerd voordat de module Compliance kan worden geactiveerd:

• Masterdata: Gebouwen en gebieden

• Masterdata: Activa

4.2 Activering van module

Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:

• Standaardwetgeving inschakelen. Dit wordt gebruikt om landspecifieke wetgeving in te schakelen. Het is altijd mogelijk om je eigen regels te maken naast de landspecifieke wetgeving.

Na het starten van de activering van de module is de import van 'compliance assets' beschikbaar om te downloaden in de volgende stap. Voor meer details, zie verderop (Gegevensimporten).
Door de module te activeren worden ook de relevante gebruikersgroepen ingeschakeld en deze kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer dat te vinden is op het startbord van de admins. Voor meer details, zie verderop (Gebruikersgroepen en profielsuggesties).

Als complete oplossing

Als Compliance is geactiveerd als een complete oplossing (in plaats van een module), worden de volgende extra acties automatisch uitgevoerd:

• In het Nederlands wordt het woord 'Inventaris' vertaald naar 'Activa' (aangezien dat in het Nederlands ook de algemene term is voor Compliance).

• Masterdata: Module Gebouwen en gebieden is geactiveerd

• Masterdata: Module Activa is geactiveerd

• Als er geen aangepaste huisstijl is ingesteld (kan worden ingesteld in de initialisatiewizard), wordt het logo 'Compliance' ingesteld via de huisstijl (in plaats van het standaardlogo 'Workplace').

• Er worden 3 gebruikersprofielen aangemaakt:

  • Compliance manager: Gebruikers met dit profiel kunnen master data (Gebouwen en Activa) bekijken, wetgeving bekijken en hun eigen regelgeving beheren, alle compliancedocumenten bekijken, takenlijsten en grafieken bekijken en voorgestelde wetgeving toewijzen. Gebruikers met dit profiel kunnen ook documenten uploaden en goedkeuren.

  • Compliance document uploader: Gebruikers met dit profiel krijgen een taak in de workflow om het eigenlijke document te uploaden.

  • Compliance document goedkeurder: Gebruikers met dit profiel krijgen een taak in de workflow om het geüploade document te bekijken als het document moet worden goedgekeurd.

Het profiel 'Compliance manager' is voldoende om de hele compliancemodule te beheren. De profielen 'Compliance document uploader' en 'Compliance document goedkeurder' kunnen worden toegewezen aan gebruikers als je de taken van gebruikers in de workflow voor wetgevingsdocumenten wilt scheiden.

Deze profielen kunnen worden toegewezen aan gebruikers (per gebruiker of via het beheerdashboard voor gebruikersprofielen).

Workflow e-mails

Er worden geen e-mails verzonden via de workflow. Alleen een wekelijkse automatische e-mail met een lijst van openstaande Compliance-taken wordt automatisch verzonden naar gebruikers met de systeemgroep FMB-G149 'Compliance-taken via e-mail'. Zie verderop in deel 4.4 Gebruikersgroepen.

4.3 Gegevensimport

Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).

Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het startbord voor beheerders (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).

Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport

Beschikbare gegevensimport voor compliance als module

Als Compliance als module is geactiveerd, zijn de volgende standaard importconnectors beschikbaar:

Beschikbare gegevensimport voor compliance als complete oplossing

4.4 Gebruikersgroepen

Wanneer een module is geactiveerd, worden gebruikersgroepen beschikbaar die kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen. Deze gebruikersgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).

Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, gebruikersgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen: Authorizing users

Voor de module Compliance zijn de volgende gebruikersgroepen beschikbaar:

Via de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startpaneel van de beheerder kunnen deze gebruikersgroepen worden toegewezen aan bestaande gebruikersprofielen of worden toegevoegd aan nieuw aangemaakte gebruikersprofielen.

Als de Compliance module als complete oplossing wordt geactiveerd, worden automatisch gebruikersprofielen gegenereerd die de relevante compliance gebruikersgroepen bevatten. Gebruik de optie 'Gebruikersprofielbeheer' op het startboard van de beheerder om deze profielen aan gebruikers toe te wijzen.

4.4.1 Relevante gebruikersgroepen van andere modules:

Voor sommige modules kunnen andere (masterdata) modules van belang zijn om deze module volledig te kunnen gebruiken.
Voor Compliance zijn de Masterdatamodules 'Gebouwen en gebieden' en 'Activa' nodig, daarom moeten ook de volgende gebruikersgroepen worden toegewezen aan gebruikers (als dit nog niet eerder is gedaan), om te kunnen creëren en bewerken (inclusief het koppelen van wetgeving aan gebouwen en Activa en het markeren van activa als 'Van toepassing' voor compliance:

Bij het genereren van de gebruikersprofielen is het aan te raden om ook deze groepen in de profielen op te nemen of speciale profielen (en gebruikers) voor deze modules te hebben.

4.5 Navigatiemenu en startbordopties

Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante navigatiemenuopties beschikbaar voor gebruikers met de juiste autorisaties (gebaseerd op de gebruikersgroepen). Daarnaast is er een module-specifiek startpaneel voor key users beschikbaar voor die specifieke module, dat zichtbaar is afhankelijk van de autorisaties van de gebruiker. Dit tabblad geeft gebruikers inzichten en dagelijkse werkoverzichten die relevant zijn voor de specifieke module.

Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard

Voor de module Compliance zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:

Voor de module Compliance is het volgende tabblad aan stuurboordzijde beschikbaar:

Dit tabblad is beschikbaar voor de volgende gebruikersgroepen:

• Compliance document goedkeuren

• Compliance documenten beheren

• Compliance wetgeving beheren

• Compliance document uploaden

• Navigatiemenu Compliance weergeven

• Compliance startbord bekijken
  
  

Dit tabblad startboard heeft een aantal knoppen die lijken op de opties in het navigatiemenu met dezelfde namen. Daarnaast heeft dit tabblad de volgende onderdelen:

• Vervallen documenten: Een overzicht van verlopen wetgevingsdocumenten, zodat de gebruiker direct kan zien waar hij onmiddellijk actie moet ondernemen.

• Compliance taken: Een overzicht van alle relevante Compliance-taken voor de gebruiker.

• Recent bijgewerkte wetgeving: Een overzicht van recent bijgewerkte (landspecifieke) wetgevingsobjecten, zodat de gebruiker op de hoogte is van eventuele wijzigingen.

5. Aanvullende rapporten

Voor sommige modules zijn extra rapporten beschikbaar via de menuoptie 'Rapport'.
Voor Compliance zijn er momenteel geen extra rapporten.

6. Extra instellingen en opties na inschakelen

Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook via de module-instellingen kunnen worden beheerd.

Om naar alle Compliance instellingen te gaan, ga naar Modules instellingen → tab Compliance. Beweeg over de beschikbare instellingen voor meer informatie:

7. Aanvullende informatie

• Deze module is toegevoegd in de septemberversie van 2023. De 'Wat is nieuw'-pagina vind je hier: Compliance Wat is er nieuw?

• De Nederlandse wetgeving wordt standaard eenmaal per kwartaal bijgewerkt en recentelijk bijgewerkte wetgeving wordt getoond in het compliance dashboard (het tabblad op het algemene startbord).

8. Gebruikershandleiding

Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van het proces zelf, zie: Compliance gebruikershandleiding

9. VRAAG EN ANTWOORD

• V: Is het ook mogelijk om gebruikers alleen voor specifieke wetgeving te autoriseren? Bijvoorbeeld: geef een gebruiker de taak om de nalevingsdocumenten te uploaden voor alleen de 'Brandgevaarlijke wetgeving'.
  A: Ja, vanaf release 24.3 [01/06/2024] is dit mogelijk. U vindt een opname bij de wetgeving om de systeemgroep 'documenten uploaden' toe te wijzen aan gebruikers in de context van de wetgeving. Dit geeft die gebruiker de taken om nieuwe documenten te uploaden die gerelateerd zijn aan die specifieke wetgeving.

• V: Is er een import beschikbaar voor klantspecifieke wetgeving?
  A: Nee, er is momenteel geen standaard import beschikbaar. Klantspecifieke wetgeving kan handmatig worden toegevoegd. Via maatwerk is het mogelijk om een aangepaste import van wetgeving te maken (Zie https://spacewell.atlassian.net/wiki/spaces/KB/pages/224428166)