Master data: Activatie en informatie van de activamodule
- Lango: Language and translation manager
Dit artikel gaat over het activeren van deze module als implementatieconsultant. Voor meer gedetailleerde informatie over het beheren of gebruiken van de concepten in deze module als applicatiebeheerder of gebruiker (bijvoorbeeld details over hoe je een object aanmaakt), zie de gerelateerde module in het gedeelte Applicatiebeheer en/of Gebruikers van deze kennisbank: Application Managers / Users
1. Master data
Master data vormt de basiselementen binnen elk IWMS (Integrated Workplace Management System), dat als ruggengraat dient voor organisatorische activiteiten en besluitvormingsprocessen. Het bestaat uit essentiële informatie die relatief statisch en is belangrijk voor de organisatie dagelijkse activiteiten.
Master data dienen als een referentiepunt voor verschillende operationele processen, zodat gebruikers nauwkeurig bedrijfsmiddelen, gebouwen, gebieden en contactpersonen identificeren, traceren en beheren over verschillende functionaliteiten binnen de software. Door een centrale opslagplaats van master data te beheren, kunnen organisaties processen stroomlijnenverbeteren gegevensintegriteiten de besluitvaardigheid te verbeteren.
2. Waar gaat deze module over
Assets is een van de Master data modules van Workplace Management. Zie voor meer informatie over de inhoud van deze module, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van enkele kerncomponenten: Module Master data Activa in de sectie 'Applicatiebeheerders'.
3. Waarom deze module gebruiken
Master data, in dit geval activa, dienen twee hoofddoelen:
Integratie met andere modules:
Met de module Activa kunt u informatie over activa in andere modules gebruiken. Dit biedt praktische voordelen in andere modules. Enkele voorbeelden:
Verzoeken: Door verzoeken te koppelen aan specifieke bedrijfsmiddelen (bijvoorbeeld een kapotte laptop of een defect koffiezetapparaat) kan de servicedesk meer gerelateerde gegevens over de bedrijfsmiddelen vinden (bijvoorbeeld geüploade handleidingen of contactgegevens van leveranciers), waardoor problemen snel kunnen worden geïdentificeerd en opgelost. Bovendien helpt het bijhouden van open of totale verzoeken per bedrijfsmiddel bij het beheer van middelen en onderhoud.
Reserveringsbeheer: Het reserveren van apparatuur (bijv. een beamer) wordt eenvoudiger, waardoor apparatuur efficiënter wordt gebruikt en beter beschikbaar is.
Contracten: Het koppelen van bedrijfsmiddelen aan contracten zorgt ervoor dat de kosten en verantwoordelijkheden per bedrijfsmiddel kunnen worden bijgehouden. Dit leidt tot betere en meer gegevensgestuurde strategische besluitvorming en leveranciersbeheer.
Uitgebreid portfoliobeheer:
Naast het gebruik in andere modules, kan de Asset module helpen bij het beheren van uw bedrijfsmiddelen, omdat het helpt om inzicht te krijgen in de bedrijfsmiddelen van de organisatie, inclusief details zoals locatie, eigendom, bezettingsstatus en onderhoudsgeschiedenis. Dit overzicht helpt bij de toewijzing van middelen, kostenbesparing en strategische besluitvorming.
Samengevat biedt de module Activa praktische oplossingen voor het verbeteren van andere modules en processen en het beheren van uw activaportefeuille.
3.1 Binnen de module te maken keuzes
De meest relevante keuzes die je kunt maken voordat je deze module gebruikt, zijn de volgende:
Contextuele toegang
Standaard kan elke gebruiker elke bedrijfsmiddel selecteren in andere processen als het koppelen van een bedrijfsmiddel is ingeschakeld voor die module (bijv. elke gebruiker die een verzoek mag aanmaken, kan standaard elk bedrijfsmiddel selecteren bij het aanmaken van een verzoek, zolang er bedrijfsmiddelen worden gebruikt in de verzoekmodule). Hetzelfde geldt voor gebruikers die gemachtigd zijn om bedrijfsmiddelen aan te maken en te bewerken. systeemgroep (3. Bewerk bedrijfsmiddelen) wordt toegewezen aan een gebruiker en is dus van toepassing op elk bedrijfsmiddel.
Als dit niet het geval moet zijn (bijv. als de gebruiker alleen specifieke onderdelen moet kunnen zien/selecteren of alleen specifieke onderdelen moet kunnen bewerken (bijv. alle onderdelen van een specifiek gebouw), moet contextuele toegang worden ingeschakeld via Module-instellingen → Assets: Contextuele toegang tot assets (of direct via de moduleactivering). Zie voor meer informatie: contextuele toegang.
Extra categorieën
Als de standaard activacategorieën (beschreven in de Module Master data Activa niet voldoende zijn, kunnen extra categorieën worden toegevoegd. Zie Module Master data Activa voor meer informatie hierover.
4. Hoe deze module activeren
Zoals voor elke nieuwe module gebruikt u de optie 'Module-activatie' op het startpaneel van de beheerder (alleen beschikbaar voor beheerders van niveau 2 en 3). Zie voor meer algemene informatie over deze opties voor moduleactivering Module-activatie.
4.1 Vereisten voordat u deze module activeert
De Asset-module vereist geen activering van andere modules.
4.2 Activering van module
Voor deze specifieke moduleactivering is slechts één instelling van toepassing:
Contextuele toegang tot bedrijfsmiddelen: Hiermee wordt contextuele toegang tot de assets mogelijk. Zie voor en contextuele toegang
Na het starten van de activering van de module wordt de import van de assets beschikbaar om te downloaden in de volgende stap. Voor meer details, zie verderop (Gegevensimporten).
Door de activering van de module te starten, worden ook de relevante gebruikersgroepen ingeschakeld. Deze kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen via het dashboard Gebruikersprofielbeheer, dat te vinden is op het startbord van de beheerder. Voor meer details, zie verderop (Gebruikersgroepen en profielsuggesties).
4.3 Gegevensimport
Bij het activeren van deze module worden enkele gegevensimporten beschikbaar, die kunnen worden gebruikt om snel relevante gegevens in het systeem te importeren (in tegenstelling tot het handmatig invoeren van deze gegevens, wat ook mogelijk is).
Relevante gegevensimporten worden beschikbaar in de moduleactivering nadat de activering is gestart. Standaardgegevensimporten zijn ook te vinden op het startbord van de beheerder (alleen voor beheerders van niveau 2 en 3).
Zie voor meer informatie over gegevensimport in het algemeen: Gegevensimport
Als de module Activa is geactiveerd, zijn de volgende standaard importconnectoren beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving |
|---|---|---|
FMB-F-023 | Activa importeren | Dit kan worden gebruikt om de activa van de klant te importeren. |
4.4 Gebruikersgroepen
Systeemgroepen kunnen worden toegewezen aan gebruikersprofielen wanneer een module wordt geactiveerd. Deze systeemgroepen geven gebruikers toegang tot (een subset van) navigatiemenuopties, startbordtabbladen en taken in de relevante workflow(s).
Zie voor meer algemene informatie over gebruikersprofielen, systeemgroepen, gebruikers en het dashboard met gebruikersprofielen: User management
Voor de module Activa zijn de volgende systeemgroepen beschikbaar:
Referentie | Naam | Beschrijving | Licentie nodig |
|---|---|---|---|
GOB-G025 |
| De groep geeft toegang tot het navigatiemenu om assets te zoeken en de groep geeft rechten om assets te bekijken. Dit laatste is alleen relevant als contextuele toegang wordt gebruikt, anders geven alle systeemgroepen toegang tot het selecteren van bedrijfsmiddelen in andere processen (binnen de context van een proces: als je geautoriseerd bent om aanvragen aan te maken, kun je elk bedrijfsmiddel koppelen als er geen contextuele toegang wordt gebruikt). | Aanvrager |
GOB-G008 |
| De groep geeft bewerkingsrechten op bedrijfsmiddelen. Als contextuele toegang is ingeschakeld, kan deze ook worden gegeven in de context van specifieke gebouwen of bedrijfsmiddelen aan gebruikers. | Volledige gebruiker |
FMB-G141 |
| Als contextuele toegang tot bedrijfsmiddelen wordt gebruikt (Instellingen, Master data), kan deze groep worden toegewezen aan gebruikers voor toegang tot de navigatiemenuoptie "Bedrijfsmiddelen". Toegang tot specifieke bedrijfsmiddelen moet worden gegeven via de groep "Bedrijfsmiddelen bekijken" of "Bedrijfsmiddelen bewerken" (in de context van een gebouw of specifiek bedrijfsmiddel). Als gebruikers de groep "Bekijk activa" of "Bewerk activa" krijgen, hebben ze met die groep al toegang tot de menuoptie "Activa". | Beperkte gebruiker |
4.5 Navigatiemenu en startbordopties
Wanneer een module wordt geactiveerd, worden de relevante opties in het navigatiemenu beschikbaar voor gebruikers met de juiste machtigingen (gebaseerd op de systeemgroepen).
Zie voor meer algemene informatie over het navigatiemenu en het startpaneel: Authorizing users | 2.2 Navigation menu and Startboard
Voor de activamodule zijn de volgende opties in het navigatiemenu beschikbaar:
Optie navigatiemenu | Beschikbaar voor systeemgroepen | Beschrijving |
|---|---|---|
Activa |
| De optie om naar alle activa te zoeken. |
Het is niet nodig om toegang te hebben tot de navigatiemenuoptie(s) voor Master data om deze objecten in andere processen te kunnen selecteren. Eindgebruikers hoeven bijvoorbeeld waarschijnlijk niet te zoeken naar bedrijfsmiddelen via het navigatiemenu, ze hoeven alleen een bedrijfsmiddel te kunnen selecteren in een nieuwe aanvraag of reservering. Als contextuele toegang tot bedrijfsmiddelen NIET wordt gebruikt (standaard gedrag), dan kunnen gebruikers die de autorisatie hebben om een aanvraag, reservering, bezoeker, inkooporder of een ander proces aan te maken ook een bedrijfsmiddel selecteren in die processen (als dat van toepassing is in dat proces).
5. Aanvullende rapporten
Via de navigatiemenuoptie 'rapporten' → Mappen, Map 'Master data' kunnen key users extra rapporten vinden met betrekking tot de Master data objecten:
6. Extra instellingen en opties na het inschakelen
Voor sommige modules kunnen aanvullende instellingen worden geconfigureerd na de eerste activering van de module via de optie 'Module-instellingen' op het startpaneel van de beheerder. Een module wordt altijd geactiveerd met de meest gebruikte instellingen vooraf gedefinieerd. Nadat de module is geactiveerd, kan de module meer geavanceerde instellingen beschikbaar hebben, die ook kunnen worden beheerd via de Module-instellingen.
Ga naar Module-instellingen → tabblad Activa om door alle activainstellingen te navigeren. Beweeg met de muis over de beschikbare instellingen voor meer informatie:
7. Aanvullende informatie
Momenteel geen aanvullende informatie.
8. Gebruikershandleiding
Voor de gebruikershandleiding met een meer stapsgewijze uitleg van de Activa-module: Gebruikershandleiding: Master data assets
9. VRAAG EN ANTWOORD
Wachten op antwoord op vragen.