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Stammdaten: Vermögenswerte

Stammdaten: Vermögenswerte

Schwierigkeitsgrad: Einsteiger

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

  • Erstellen/Suchen nach Assets

  • Verknüpfte Objekte finden

  • Verknüpfen Sie das Asset mit einem Benutzer

Vermögenswerte

Die im Asset-Modul erstellten Assets können in allen anderen Workplace-Modulen verwendet werden. Einige Beispiele:

  • Smartphones und Laptops können den Nutzern über das HRM-Modul zugewiesen werden (Zugang/Abgang).

  • Der Snooker-Tisch oder das Billard-Auto können reserviert werden, damit die Leute sie reservieren können.

  • Ihr Inventar, wie z. B. Schreibtische, Stühle und sogar Pflanzen, können als Vermögenswerte angelegt werden.

  • Kaffeemaschinen können als Vermögenswert ausgewählt werden, wenn eine Anfrage eingereicht wird (z. B. wenn die Kaffeemaschine kaputt ist).

 

Katalogartikel können mit einem Asset verknüpft werden. Das Asset "Laptop Spacewell Standard" kann mit einem Katalogeintrag eines bestimmten Laptop-Modells verknüpft werden. Weitere Informationen zu Katalogeinträgen finden Sie unter diese Artikel.

 

 

Asset-Modul erklärt

Um das Anlagenmodul zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Anlagen.

Im Anlagenmodul können Sie nach Anlagen suchen und neue Anlagen erstellen.

 

Verwendung des Asset-Moduls (Anwendungsfälle)

Verwendung der Suchfunktion

  • Geben Sie "beamer" in die Suchleiste ein und drücken Sie auf Suchen. Die Abfrage gibt Assets zurück, die mit "Beamer" zu tun haben. Viele (aber nicht alle!) der Felder, die Sie beim Öffnen eines Assets sehen, werden durchsucht. Beispiele für Felder, die durchsucht werden, sind Name, externe Referenz, Seriennummer, Handelsname und Beschreibung.

  • Hinweis: Die Suchfunktion fragt das Feld "Kategorie" nicht ab. Wenn Sie also z. B. alle Laptops finden möchten, sollten Sie die erweiterte Suche verwenden, um nach Assets mit dieser Kategorie zu suchen

  • Wenn Sie die Suchleiste leer lassen und auf Suchen drücken, werden alle im System verfügbaren Assets angezeigt.

 

 

 

Verwendung der erweiterten Suchfunktion

  • Klicken Sie auf die Dropdown-Schaltfläche neben der Schaltfläche "Suchen", um auf die "Erweiterte Suche" zuzugreifen. Mit dieser Option können Sie nach Kategorie, verknüpfter Eigenschaft oder Hersteller suchen.

 

Nachschlagen von Asset-Informationen

  • Geben Sie ein Stichwort ein und klicken Sie auf Suchen.

  • Öffnen Sie "ein Asset, indem Sie auf die Referenznummer klicken. Nachdem Sie das Asset geöffnet haben, sehen Sie Informationen zum Asset. Wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen, können Sie die Felder direkt bearbeiten. Ausgegraute Felder sind nicht editierbar (aufgrund von Zugriffsbeschränkungen oder weil es sich um abgeleitete Felder handelt). Es ist auch möglich, ein Bild des Objekts hinzuzufügen.

 

 

Verwenden Sie einen QR-Code-Scan, um Informationen abzurufen

  • Wenn ein QR-Code auf einem Asset vorhanden ist, können Sie die Scanfunktion anstelle eines Schlüsselworts verwenden, um Ihr Asset zu finden.

  • Wenn das Asset geöffnet ist, können Sie über die Schaltfläche "Anfrage erstellen" direkt ein Ticket buchen.

 

 

Hierarchie

  • Auf Assets kann eine Hierarchie angewendet werden. Zum Beispiel, um deutlich zu machen, welche SIM-Karte zu welchem Telefon gehört. Um dies einzurichten, wird das Feld "Teil von" verwendet.

Das Feld "Teil von" verwenden
Untergeordnete Vermögenswerte werden am unteren Rand der Seite des übergeordneten Vermögenswerts angezeigt.

Moduleinstellungen für Assets

  • Es gibt nur sehr wenige Moduleinstellungen.

  • Die Moduleinstellung "QR-Code automatisch generieren" bestimmt, ob für ein neues Asset ein QR-Code generiert wird.

 

 

Ein neues Asset erstellen

Im Asset-Modul können Sie ein neues Asset erstellen.

  1. Klicken Sie auf "Asset" im Asset-Modul;

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Asset erstellen";

  3. Wählen Sie die Kategorie, in der das Asset erstellt werden soll.

  4. Klicken Sie auf 'Ok';

  5. Es öffnet sich ein neuer Bildschirm, in dem Sie die Details des Assets eingeben können.

    1. Nur das Feld "Name" ist obligatorisch. Das Ausfüllen der anderen Felder ist Ihnen überlassen.

    2. Die meisten Felder sind selbsterklärend. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Felder, um den Hilfetext anzuzeigen; siehe die folgende Abbildung.

    3. Eine Hierarchie kann auf Assets angewendet werden. Zum Beispiel, um deutlich zu machen, welche SIM-Karte zu welchem Telefon gehört. Um dies einzurichten, wird das Feld "Teil von" verwendet.

Bewegen Sie den Mauszeiger für einige Sekunden über ein Feld, um den Hilfetext anzuzeigen.

 

Registerkarte "Verwendung" - Verknüpfung eines Assets mit einem Benutzer

  • Ein Asset kann einem Kontakt zugeordnet werden. Bei der Verknüpfung eines Assets wird eine sogenannte "Objektverwendung" (USE-xxx) erstellt. Das Startdatum ist obligatorisch.

  • Im HRM-Zufluss-/Abflussmodul werden Objektverwendungen auch zur Verknüpfung von Anlagen mit Benutzern verwendet. Anlagen können auch manuell mit Benutzern verknüpft werden. Dies wird weiter unten in diesem Abschnitt beschrieben.

  • Im Feld Menge kann angegeben werden, wie viele Exemplare des betreffenden Vermögenswerts verfügbar sind.

    • Hinweis: Das Feld "Menge" auf der Registerkarte "Verwendung" hat denselben Wert wie das Feld "Menge" auf der Registerkarte "Allgemein".

  • Die Einstellung "Übermäßige Nutzung" bestimmt das Verhalten bei der Zuweisung des Assets an Benutzer. Bleibt sie leer, wird die Einstellung "Nicht erlaubt" verwendet.

In diesem Beispiel ist 1 von 5 iPhones mit einem Benutzer verknüpft. Vier iPhones sollten noch verfügbar sein.
Fehler, wenn mehr Anlagen zugewiesen werden als vorhanden sind

 

Ich habe fünf Telefone: Soll ich eine Anlage oder fünf Anlagen erstellen?
Sie können eine Anlage mit einer Menge von 5 anlegen. Oder Sie können fünf Anlagen mit einer Menge von 1 anlegen. Es gibt kein Falsch oder Richtig; achten Sie auf Konsistenz bei der Dateneingabe.


Verknüpfung eines Assets mit einem Kontakt/Benutzer

  1. Öffnen Sie ein Asset

  2. Navigieren Sie zur Registerkarte "Verwendung".

  3. Klicken Sie auf "Neu" im Feld "Aktuelle Verwendung".

  4. Die Felder "In Gebrauch" sind obligatorisch. Alle anderen Felder sind optional

  5. Das Feld "Status" wird beim Speichern der Seite automatisch gesetzt.

 

Hinweis: Das verknüpfte Asset ist nun auf der Registerkarte "Ressourcen" zu finden, wenn Sie Kontakt öffnen.

In diesem Beispiel werden zwei iPhones dem Workplace Support für eine geplante Dauer von fünf Jahren zugewiesen.

 

 

Vermögenswerte, die mit einem Kontakt verbunden sind

Wenn Sie einen Kontakt öffnen, navigieren Sie zur Registerkarte "Ressourcen", um die verknüpften Ressourcen anzuzeigen.

 

Ein Asset reservierbar machen

Wenn Workplace implementiert wird, werden reservierbare Objekte (z. B. audiovisuelle Geräte, spezielle Schulungsausrüstung) in der Regel importiert. Dies ist der schnellste Weg, um eine große Menge an Assets hochzuladen.

Wie kann man ein Asset reservierbar machen?

Katalogobjekte, Assets und Bereiche werden auf ähnliche Weise reservierbar gemacht: durch Setzen von 'Reservierbar = ja. Nachdem Sie diese Einstellung geändert haben, können Sie auf der Registerkarte "Reservierung" weitere Einstellungen vornehmen.

Setzen Sie 'Reservierbar = ja', um ein Asset reservierbar zu machen

 

Überprüfen Sie Ihre Änderung

Das Asset ist nun unter dem Menüpunkt zu finden: Reservierungen > Reservierbare Objekte.

 

Zugehörige Objekte (Reservierungen, Anfragen, Arbeitsaufträge, Verträge, Checklisten)

Nachdem Sie ein Asset geöffnet haben, können Sie auf die Registerkarte "Verknüpfte Objekte" klicken. Verknüpfte Objekte werden angezeigt, je nachdem, welche Module aktiv sind und welche Zugriffsrechte Sie haben.

Gut zu wissen:

  • Ein Vertrag wird verknüpft, wenn der Vermögenswert als Vertragsposition zum Vertrag hinzugefügt wird.

  • Eine Anfrage ist verknüpft, wenn das Asset im Feld "Asset" der Anfrage angegeben ist.

  • Eine Reservierung wird verknüpft, wenn die Anlage als reservierbares Objekt zur Reservierung hinzugefügt wird.

 

Auf dem Screenshot:

  • Die Module Antrag, Vertrag und Reservierung sind aktiv;

  • Das Modul Checklisten ist nicht aktiv;

  • Der Benutzer hat keinen Zugriff auf das Modul Arbeitsauftrag.

Sie können die verknüpften Instanzen nach verknüpftem Objekt öffnen, indem Sie auf den Hyperlink klicken.

Die Registerkarte "Verwandte Objekte

 

 

Beispiel für eine verknüpfte Anfrage

 

Beispiel für einen verbundenen Vertrag

 

 

 

QR-Codes verwenden

Erstellte QR-Codes können ausgedruckt werden, und Sie können den Code auf das physische Asset kleben. Wenn Sie diesen Code mit einem externen QR-Code-Scanner scannen, wird das Asset in Workplace Management geöffnet.

Hinweis: d.d. 2023-06-01, es ist kein Standardbericht für den Druck von QR-Codes verfügbar. Bitte fragen Sie Ihren Berater.

Der QR-Code kann ausgedruckt und auf die Kaffeemaschine geklebt werden.

 

Die Moduleinstellungen legen fest, ob QR-Codes für Assets erzeugt werden sollen (QR-Code automatisch erzeugen = ja). Wenn Sie die Einstellung ändern, gilt sie für alle Assets, die von diesem Zeitpunkt an erstellt werden. Bitte fragen Sie Ihren Anwendungsmanager nach weiteren Informationen.

 

Zusammenfassung

 

 

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