Schwierigkeitsgrad: Anfänger

Inhalt

1 Zufluss, Mutationen und Abfluss
2 Funktionen
3 Bestimmungen zur Funktion
4 Bestimmungen für Arbeitspläne
5 Zufluss
6 Mutation
7 Abfluss
8 Zusammenfassung

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Artikels werden Sie in der Lage sein:

Einen Zufluss/Mutation/Abfluss erstellen
Erstellen einer Aufgabenliste
Funktionsvorschriften erstellen

Zufluss, Mutationen und Abfluss

Das IMO-Verfahren (inflow/mutation/outflow) dient der Erfassung und Verwaltung aller Aufgaben und (der Abgabe von) Einrichtungen, die mit dem Zustrom (onboarding) neuer Mitarbeiter, Funktionsänderungen (Mutationen) von Mitarbeitern und dem Abgang von Mitarbeitern verbunden sind. Je nach Aufgabe oder Einrichtung können verschiedene Abteilungen diese Aktivitäten durchführen.

Diese Aufgaben können beliebig sein und vom Kunden erstellt und verwaltet werden.

Beispiele für diese Aufgaben sind:

Aushändigung eines Laptops an einen neuen Mitarbeiter durch die IT-Abteilung
Änderung der Zugangscodes für einen Mitarbeiter, der die Stelle wechselt, durch den Facility Desk
Benachrichtigen Sie den Vorgesetzten über den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.
Rücknahme des Laptops beim Ausscheiden eines Mitarbeiters

Funktionen

Funktionen werden über den Menüpunkt erstellt: "Mitarbeiter" > "Funktionen".
Hier erstellen Sie eine Liste mit allen Funktionen, die einem Mitarbeiter zugewiesen werden können. Dies könnte z. B. ein Direktor, Personalleiter, Büroleiter oder Berater sein.)
Die Funktionen, die Sie hier definieren, können auf der Mitarbeiterkarte im Feld "Funktion" eingestellt werden.
In den nächsten Kapiteln dieser Beschreibung werden wir Ihnen erklären, wie Sie Aufnahmeaufgaben für einen (neuen) Mitarbeiter auf der Grundlage seiner Funktion definieren können.

Definieren Sie hier Funktionen

Die erstellten Funktionen können im Feld "Funktion" auf einer Mitarbeiterkarte eingestellt werden.

Bestimmungen zur Funktion

Durch die Konfiguration der Funktionsbestimmungen legen Sie fest, welche Aufgaben beim Start eines Zu- oder Abgangs generiert werden. Sie können allgemeine Bestimmungen für jeden neuen Mitarbeiter (Blumen an seinem ersten Tag) und funktionsspezifische Bestimmungen (spezifischer Zugangsausweis für Techniker) einrichten.

Über die Funktionsrückstellungen, den Menüpunkt unter "Mitarbeiter", können Sie folgende Funktionsrückstellungsarten definieren:

Rückstellungen - es ist obligatorisch, einen Vermögenswert mit einer Rückstellung zu verknüpfen. Eine Rückstellung wird während des Zuflusses ausgehändigt und während des Abflusses eingenommen. Zum Beispiel ein Laptop, ein Telefon oder ein Zugangsausweis. Diese Gegenstände werden bei der Ein- und Ausbuchung registriert.
Einführungsaufgaben. Zum Beispiel Blumen am ersten Arbeitstag oder eine Aufgabe für den Manager, den neuen Mitarbeiter für ein obligatorisches Schulungsprogramm anzumelden.
Outflow-Aufgaben. Zum Beispiel: Organisation einer Abschiedsfeier.

Funktionsbereitstellungsseite

Je nach Funktion sind die folgenden Felder und Optionen verfügbar:

Feld	Beschreibung

Feld	Beschreibung
Typ	Bereitstellung, Zuflussaufgabe oder Abflussaufgabe. Diese Auswahl bestimmt einige zusätzliche Optionen. Wenn es sich um eine Rückstellungkönnen Sie die Anlagenkategorie und die spezifische Anlage der Rückstellung angeben. Wenn es sich um eine Aufgabe des Zuflusses, sie ist nur im Zuflussverfahren verfügbar. Wenn es sich um eine Abflussaufgabe, es ist nur im Outflow-Prozess verfügbar.
Funktionsabhängig	Ja oder Nein. Wenn dieser Wert auf keineist die Bestimmung bei jedem Zuflussvorgang hinzuzufügen. Wenn dieser Wert auf jaFügen Sie die Mitarbeiterfunktionen hinzu, für die diese Aufgabe oder Bestimmung benötigt wird. Die Funktionen, auf die die Bestimmung angewendet wird, werden unten auf der Seite unter "Funktionen" hinzugefügt.
Grundlegende Frage/Aufnahme in den Artikel	Ja oder Nein. Wenn dieser Wert auf jawird die Aufgabe/Provision automatisch zu einem Zugang/Abgang/einer Mutation hinzugefügt, wenn sie für die Funktion des Mitarbeiters relevant ist. Wenn diese Option auf nein gesetzt ist, ist das Hinzufügen dieser Bestimmung zu einem Zustrom/einer Änderung/einem Abfluss optional. So ist beispielsweise ein E-Mail-Konto immer erforderlich, was als grundlegendes Element betrachtet wird. Ein Smartphone könnte optional sein (auch für Mitarbeiter mit denselben Funktionen). Bei Einstellung auf keinekann die Rückstellung als fakultativer Posten in den Zufluss aufgenommen werden.
Dienstgruppe	Welche Gruppe erhält die Aufgabe, diese Aufgabe/Bereitstellung zu bearbeiten. Zum Beispiel IT oder Facility.
Genehmigende Gruppe	Wenn diese Aufgabe/Provision zuerst genehmigt werden muss. Hier kann eine Gruppe definiert werden. Wenn es leer gelassen wird, überspringt der Prozess der Aufnahmeaufgabe den Genehmigungsschritt.
Abhängig von	Es ist möglich, hier eine andere Funktionsbereitstellung anzugeben. Die Aufnahmeaufgabe wartet dann auf die Erledigung dieser anderen Aufnahmeaufgabe, bevor sie eine Aufgabe für die Dienstgruppe zur Erledigung dieser Aufgabe/Bereitstellung erzeugt. Beispielsweise kann die IT-Abteilung die gesamte relevante Software auf dem neuen Laptop erst dann installieren, wenn der Laptop bestellt und von der Betriebsabteilung erhalten wurde.
Aufgabenliste	ist es möglich, Aufgabenlisten zu einer Aufgabe/Provision hinzuzufügen. Lesen Sie einfach weiter unten im Artikel, um mehr über Aufgabenlisten zu erfahren.
Vermögenskategorie	Nur verfügbar, wenn "Typ" auf "Bereitstellung" eingestellt ist. In diesem Feld wird die spezifische Asset-Kategorie definiert. In der Aufnahmeaufgabe, die auf der Grundlage dieser Bereitstellung generiert wird, kann die Dienstgruppe die (verfügbaren) Assets dieser Kategorie auswählen.
Vermögen	Es ist möglich, eine bestimmte Anlage zu spezifizieren. In diesem Fall wird diese Anlage automatisch der Aufnahmeaufgabe für diese spezielle Bereitstellung hinzugefügt; die Dienstleistungsgruppe muss nicht zwischen allen Anlagen einer bestimmten Kategorie wählen. Dies ist nur bei Vermögenswerten relevant, die nicht einmalig, sondern nur einmal mit einer hohen Anzahl registriert werden. Ein Beispiel ist ein Benutzerkonto für ein bestimmtes Softwaresystem. Sie wollen wissen, wer ein Konto hat, also müssen Sie es aushändigen und registrieren, dass es von einem Mitarbeiter benutzt wird, aber alle Mitarbeiter, die es benutzen, können mit demselben Vermögenswert verbunden werden. Wenn Sie einzelne Vermögenswerte verfolgen möchten. Wenn Sie z. B. genau wissen möchten, welcher Laptop von wem benutzt wird und wie alt dieser Laptop ist, muss dieses Feld leer bleiben, damit für jede Aufnahmeaufgabe ein eindeutiges Asset ausgegeben werden kann.

Bestimmungen für Arbeitspläne

N.B.: Aufgabenlisten sind optional und für einen korrekten Zuflussprozess nicht erforderlich.

Jede im vorigen Teil vorgesehene Funktion erzeugt eine separate Aufnahmeaufgabe, die von der Dienstgruppe bearbeitet wird. Um viele Schritte und Klicks zu vermeiden, ist es möglich, Aufgabenlisten zu konfigurieren.

Ein Beispiel für eine Aufgabenliste:
- Kopien des Reisepasses des Mitarbeiters erstellen
- Melden Sie den Mitarbeiter für das Einführungsprogramm an.
- Registrieren Sie die Namen und Telefonnummern der Notfallkontakte der Mitarbeiter".

Durch die Erstellung einer Aufgabenliste würde die Personalabteilung eine Aufgabe in ihrer Aufgabenliste sehen und nicht drei separate Aufgaben.

Schritt 1: Erstellen einer neuen Aufgabenlistenbestimmung

Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite unter "Mitarbeiter" zu "Aufgabenlistenbestimmungen".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" neben "Pivot".
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine (zusätzliche) Aufgabe hinzuzufügen.
Sie können die Reihenfolge der Anzeige ändern, indem Sie die Auftragsnummer ändern.
Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe in das Feld "Aufgabe" ein.

Jetzt haben Sie eine Aufgabenliste erstellt, und die Aufgabe mit der Liste darin wird auf dem StartBoard des Benutzers angezeigt, der für die Aufgabe zuständig ist, nachdem ein Zustromprozess gestartet wurde.

Aufgabe auf dem StartBoard

Aufgabe mit Aufgaben im Include

Schritt 2: Fügen Sie die Aufgabenliste als eine Funktion hinzu.

Eine Aufgabenliste kann zu einer "Funktionsbestimmung" hinzugefügt und in einer auf der Grundlage dieser Funktionsbestimmung erstellten Aufnahmeaufgabe angezeigt werden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Aufgabenliste zu einer Funktionsbereitstellung hinzuzufügen:

Navigieren Sie unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter" zu "Funktionsbestimmungen".
Wählen Sie die Funktion, für die Sie eine Aufgabenliste hinzufügen möchten, und drücken Sie die Schaltfläche "Suchen".
Drücken Sie die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine neue Funktion zu erstellen.
Füllen Sie die Felder aus. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu einem Feld benötigen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld, und ein Hilfetext wird angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass Sie die "Dienstgruppe" auswählen, die zu der Aufgabenliste passt, die Sie der Bereitstellung hinzufügen.

Dadurch ist es möglich, nur eine Hauptaufgabe zu haben, zum Beispiel: "Inflow HR Task List", eine Liste von Aufgaben, die der Dienstgruppe als Erinnerung an die Erledigung all dieser Aufgaben angezeigt werden kann.

Zufluss

Schritt 1: Starten Sie den Zufluss

Sie können einen neuen Zustrom auf zwei Arten starten:

Öffnen Sie eine Mitarbeiterkarte > navigieren Sie zur Registerkarte "Ausstellen/Aufnahme" > klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" > wählen Sie Zufluss > Ok. Das geplante Datum wird automatisch auf der Grundlage des Einstellungsdatums des Mitarbeiters festgelegt.
Hinweis: Dies ist die bevorzugte
Ein Zulauf kann auch über den linken Menüpunkt "Ausgeben/Einnehmen" erstellt werden. Drücken Sie die Schaltfläche "Neu". Weiter,
wählen Sie die Option Zufluss und drücken Sie die Schaltfläche "Erstellen". In diesem Fall müssen der Mitarbeiter und das geplante Datum (Einstellungsdatum) bereits bei der Erstellung eines Mitarbeiters festgelegt werden.

Schritt 2: Übermittlung des Zuflusses

Nachdem der Mitarbeiter und das Plandatum festgelegt sind (beides Pflichtfelder), kann der Zustrom übermittelt werden.
Der Status ändert sich in "Eingereicht", und Workplace Management generiert alle grundlegenden Aufnahmeaufgaben für diesen Zustrom auf der Grundlage der Funktionsbereitstellungseinstellungen (in Bezug auf die Funktion dieses Mitarbeiters).

Schritt 3: Zusammenstellung des Zustroms (Überprüfung der Einstellungen und Hinzufügen zusätzlicher Aufgaben/Einrichtungen)

In diesem Status kann der Zufluss-/Abflussmanager zusätzliche Aufnahmeaufgaben hinzufügen und Aufnahmeaufgaben entfernen.
Außerdem kann die Dienstgruppe einer bestimmten Aufnahmeaufgabe geändert werden (um den Benutzern die Möglichkeit zu geben, von den Standardeinstellungen abzuweichen).
Nachdem alle relevanten Aufgaben für diesen Zufluss hinzugefügt wurden, kann der Zufluss über die Funktion "Komposition abgeschlossen."

Schritt 4: Genehmigung des zusammengesetzten Zuflusses (fakultativ)

Wenn dies in den Moduleinstellungen aktiviert ist, erhält der Manager des neuen Mitarbeiters eine Aufgabe, um den Zugang zu genehmigen (oder einige der Aufnahmeaufgaben zu ändern, Aufgaben hinzuzufügen oder zu entfernen), wenn diese Einstellung "Ja" lautet.
Wenn die Einstellung deaktiviert ist oder wenn der Manager den Zustrom genehmigt, erhält der Zustrom den Status "In Bearbeitung", und der Sub-Workflow für alle Aufnahmeaufgaben wird gestartet.

Schritt 5: Bearbeitung der Zulaufaufgaben

Jede der Aufnahmeaufgaben folgt ebenfalls einem Workflow. Dieser Workflow hat die folgenden Optionen:

Ich warte:
Wenn die Aufnahmeaufgabe von einer anderen Aufnahmeaufgabe abhängig ist (basierend auf den Einstellungen in der entsprechenden Funktionsbestimmung), beginnt sie im Status "Warten". Nach der Bearbeitung der abhängigen Aufnahmeaufgabe wird sie automatisch zum nächsten Status fortgesetzt.
Rückblick:
Wenn die Aufnahmeaufgabe genehmigt werden muss (basierend auf den Einstellungen in der entsprechenden Funktionsbestimmung), erhält sie diesen Status, und es wird eine Aufgabe für die Gruppe "Genehmigen durch" erstellt.
Ausführen:
In diesem Status kann die Aufnahmeaufgabe entweder direkt bearbeitet oder einer bestimmten Person in der Dienstgruppe zugewiesen werden (die Aufnahmeaufgabe erhält dann den Status "Ausführung" mit denselben Optionen).

Beispiel für einen Zufluss nach Genehmigung durch den Verwalter

Schritt 6: Zufluss abgeschlossen (inkl. optionaler Genehmigung durch den Zufluss-Abfluss-Manager)

Wenn alle Aufgaben erledigt sind, wird der Zufluss-Workflow automatisch geschlossen. Oder wenn in den Moduleinstellungen die Einstellung "Überprüfungshandling" aktiviert ist, erhält der Zufluss-Abfluss-Manager eine letzte Aufgabe zur Überprüfung des Zuflusses.

Mutation

Eine Mutation wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter seine Funktion ändert.

Wie man eine Mutation erzeugt

Um eine Mutation zu erstellen, befolgen Sie die Schritte, die im vorherigen Kapitel "Zufluss" erläutert wurden. Stellen Sie sicher, dass in Stufe 1wählen Sie "Mutation" anstelle von "Zufluss".

Zufluss vs. Mutation

Der Mutationsprozess ist fast identisch mit dem Zuflussprozess. Der Unterschied besteht darin, dass der Mutationsprozess die bereits ausgehändigten Bestimmungen berücksichtigt und sie mit den für die neue Funktion erforderlichen Bestimmungen vergleicht. Ein Beispiel: Der Mitarbeiter wechselt auf eine Stelle, für die er kein mobiles Gerät mehr benötigt.

Ausgabe- und Annahmeaufgaben

Im Falle einer Mutation, wird das System

Generieren Sie die Ausgabeaufgaben auf der Grundlage der neuen Funktion des Mitarbeiters. Diese funktionieren genauso wie die Zuflussaufgaben und;
Überprüft, welche Einrichtungen der Mitarbeiter derzeit hat, um festzustellen, ob sie für die neue Funktion nicht mehr relevant sind. Für diese Einrichtungen werden Aufnahmeaufgaben generiert (also den Vermögenswert aufnehmen, anstatt ihn abzugeben).

Abfluss

Wie man einen Abfluss erstellt

Um einen Abfluss zu erstellen, befolgen Sie die gleichen Schritte wie bei einem Zufluss; wählen Sie nur "Abfluss" anstelle von "Zufluss" in Stufe 1.

Ausfluss vs. Mutation

Der Abflussprozess ähnelt dem Zuflussprozess, mit dem einzigen Unterschied, dass die Aufnahmeaufgaben (automatisch) generiert werden und die Möglichkeit besteht, dass die Aufnahmeaufgaben für den Typ "Bereitstellung" die Aufnahme (und nicht die Abgabe) eines Vermögenswerts erfordern.

Bei der Übermittlung des Abflusses werden alle Aufgaben mit der Funktion des Mitarbeiters oder ohne Funktion (gilt für alle) mit dem Typ "Abflussaufgabe" erzeugt. Aufnahmeaufgaben werden generiert, um alle Vermögenswerte aufzunehmen. Diese Aufgaben werden derselben Gruppe zugewiesen, die dem Mitarbeiter den Vermögenswert überhaupt erst ausgehändigt hat.

Zusammenfassung

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