Funktionen

• Funktionen werden über den Menüpunkt erstellt: "Mitarbeiter" > "Funktionen".

• Hier erstellen Sie eine Liste mit allen Funktionen, die einem Mitarbeiter zugewiesen werden können. Dies könnte z. B. ein Direktor, Personalleiter, Büroleiter oder Berater sein.)

• Die Funktionen, die Sie hier definieren, können auf der Mitarbeiterkarte im Feld "Funktion" eingestellt werden.

• In den nächsten Kapiteln dieser Beschreibung werden wir Ihnen erklären, wie Sie Aufnahmeaufgaben für einen (neuen) Mitarbeiter auf der Grundlage seiner Funktion definieren können.

Open Definieren Sie hier Funktionen

Bestimmungen zur Funktion

Durch die Konfiguration der Funktionsbestimmungen legen Sie fest, welche Aufgaben beim Start eines Zu- oder Abgangs generiert werden. Sie können allgemeine Bestimmungen für jeden neuen Mitarbeiter (Blumen an seinem ersten Tag) und funktionsspezifische Bestimmungen (spezifischer Zugangsausweis für Techniker) einrichten.

Über die Funktionsrückstellungen, den Menüpunkt unter "Mitarbeiter", können Sie folgende Funktionsrückstellungsarten definieren:

1. Rückstellungen - es ist obligatorisch, einen Vermögenswert mit einer Rückstellung zu verknüpfen. Eine Rückstellung wird während des Zuflusses ausgehändigt und während des Abflusses eingenommen. Zum Beispiel ein Laptop, ein Telefon oder ein Zugangsausweis. Diese Gegenstände werden bei der Ein- und Ausbuchung registriert.

2. Einführungsaufgaben. Zum Beispiel Blumen am ersten Arbeitstag oder eine Aufgabe für den Manager, den neuen Mitarbeiter für ein obligatorisches Schulungsprogramm anzumelden.

3. Outflow-Aufgaben. Zum Beispiel: Organisation einer Abschiedsfeier.

Je nach Funktion sind die folgenden Felder und Optionen verfügbar:

Bestimmungen für Arbeitspläne

Jede im vorigen Teil vorgesehene Funktion erzeugt eine separate Aufnahmeaufgabe, die von der Dienstgruppe bearbeitet wird. Um viele Schritte und Klicks zu vermeiden, ist es möglich, Aufgabenlisten zu konfigurieren.

Ein Beispiel für eine Aufgabenliste:
- Kopien des Reisepasses des Mitarbeiters erstellen
- Melden Sie den Mitarbeiter für das Einführungsprogramm an.
- Registrieren Sie die Namen und Telefonnummern der Notfallkontakte der Mitarbeiter".

Durch die Erstellung einer Aufgabenliste würde die Personalabteilung eine Aufgabe in ihrer Aufgabenliste sehen und nicht drei separate Aufgaben.

Schritt 1: Erstellen einer neuen Aufgabenlistenbestimmung

1. Navigieren Sie im Menü auf der linken Seite unter "Mitarbeiter" zu "Aufgabenlistenbestimmungen".

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" neben "Pivot".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine (zusätzliche) Aufgabe hinzuzufügen.

4. Sie können die Reihenfolge der Anzeige ändern, indem Sie die Auftragsnummer ändern.

5. Fügen Sie eine Beschreibung der Aufgabe in das Feld "Aufgabe" ein.
   
   

Jetzt haben Sie eine Aufgabenliste erstellt, und die Aufgabe mit der Liste darin wird auf dem StartBoard des Benutzers angezeigt, der für die Aufgabe zuständig ist, nachdem ein Zustromprozess gestartet wurde.

Schritt 2: Fügen Sie die Aufgabenliste als eine Funktion hinzu.

Eine Aufgabenliste kann zu einer "Funktionsbestimmung" hinzugefügt und in einer auf der Grundlage dieser Funktionsbestimmung erstellten Aufnahmeaufgabe angezeigt werden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Aufgabenliste zu einer Funktionsbereitstellung hinzuzufügen:

• Navigieren Sie unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter" zu "Funktionsbestimmungen".

• Wählen Sie die Funktion, für die Sie eine Aufgabenliste hinzufügen möchten, und drücken Sie die Schaltfläche "Suchen".
  
  

   

• Drücken Sie die Schaltfläche "Hinzufügen", um eine neue Funktion zu erstellen.
  Füllen Sie die Felder aus. Wenn Sie zusätzliche Informationen zu einem Feld benötigen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld, und ein Hilfetext wird angezeigt.
  Bitte beachten Sie, dass Sie die "Dienstgruppe" auswählen, die zu der Aufgabenliste passt, die Sie der Bereitstellung hinzufügen.

Dadurch ist es möglich, nur eine Hauptaufgabe zu haben, zum Beispiel: "Inflow HR Task List", eine Liste von Aufgaben, die der Dienstgruppe als Erinnerung an die Erledigung all dieser Aufgaben angezeigt werden kann.

Zufluss

Schritt 1: Starten Sie den Zufluss

Sie können einen neuen Zustrom auf zwei Arten starten:

1. Öffnen Sie eine Mitarbeiterkarte > navigieren Sie zur Registerkarte "Ausstellen/Aufnahme" > klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" > wählen Sie Zufluss > Ok. Das geplante Datum wird automatisch auf der Grundlage des Einstellungsdatums des Mitarbeiters festgelegt.
   Hinweis: Dies ist die bevorzugte

2. Ein Zulauf kann auch über den linken Menüpunkt "Ausgeben/Einnehmen" erstellt werden. Drücken Sie die Schaltfläche "Neu". Weiter,
   wählen Sie die Option Zufluss und drücken Sie die Schaltfläche "Erstellen". In diesem Fall müssen der Mitarbeiter und das geplante Datum (Einstellungsdatum) bereits bei der Erstellung eines Mitarbeiters festgelegt werden.

Schritt 2: Übermittlung des Zuflusses

• Nachdem der Mitarbeiter und das Plandatum festgelegt sind (beides Pflichtfelder), kann der Zustrom übermittelt werden.

• Der Status ändert sich in "Eingereicht", und Workplace Management generiert alle grundlegenden Aufnahmeaufgaben für diesen Zustrom auf der Grundlage der Funktionsbereitstellungseinstellungen (in Bezug auf die Funktion dieses Mitarbeiters).
  
  

Schritt 3: Zusammenstellung des Zustroms (Überprüfung der Einstellungen und Hinzufügen zusätzlicher Aufgaben/Einrichtungen)

• In diesem Status kann der Zufluss-/Abflussmanager zusätzliche Aufnahmeaufgaben hinzufügen und Aufnahmeaufgaben entfernen.

• Außerdem kann die Dienstgruppe einer bestimmten Aufnahmeaufgabe geändert werden (um den Benutzern die Möglichkeit zu geben, von den Standardeinstellungen abzuweichen).

• Nachdem alle relevanten Aufgaben für diesen Zufluss hinzugefügt wurden, kann der Zufluss über die Funktion "Komposition abgeschlossen."

Schritt 4: Genehmigung des zusammengesetzten Zuflusses (fakultativ)

• Wenn dies in den Moduleinstellungen aktiviert ist, erhält der Manager des neuen Mitarbeiters eine Aufgabe, um den Zugang zu genehmigen (oder einige der Aufnahmeaufgaben zu ändern, Aufgaben hinzuzufügen oder zu entfernen), wenn diese Einstellung "Ja" lautet.

• Wenn die Einstellung deaktiviert ist oder wenn der Manager den Zustrom genehmigt, erhält der Zustrom den Status "In Bearbeitung", und der Sub-Workflow für alle Aufnahmeaufgaben wird gestartet.
  
  

Schritt 5: Bearbeitung der Zulaufaufgaben

Jede der Aufnahmeaufgaben folgt ebenfalls einem Workflow. Dieser Workflow hat die folgenden Optionen:

• Ich warte:
  Wenn die Aufnahmeaufgabe von einer anderen Aufnahmeaufgabe abhängig ist (basierend auf den Einstellungen in der entsprechenden Funktionsbestimmung), beginnt sie im Status "Warten". Nach der Bearbeitung der abhängigen Aufnahmeaufgabe wird sie automatisch zum nächsten Status fortgesetzt.

• Rückblick:
  Wenn die Aufnahmeaufgabe genehmigt werden muss (basierend auf den Einstellungen in der entsprechenden Funktionsbestimmung), erhält sie diesen Status, und es wird eine Aufgabe für die Gruppe "Genehmigen durch" erstellt.

• Ausführen:
  In diesem Status kann die Aufnahmeaufgabe entweder direkt bearbeitet oder einer bestimmten Person in der Dienstgruppe zugewiesen werden (die Aufnahmeaufgabe erhält dann den Status "Ausführung" mit denselben Optionen).

Schritt 6: Zufluss abgeschlossen (inkl. optionaler Genehmigung durch den Zufluss-Abfluss-Manager)

Wenn alle Aufgaben erledigt sind, wird der Zufluss-Workflow automatisch geschlossen. Oder wenn in den Moduleinstellungen die Einstellung "Überprüfungshandling" aktiviert ist, erhält der Zufluss-Abfluss-Manager eine letzte Aufgabe zur Überprüfung des Zuflusses.

Mutation

Eine Mutation wird verwendet, wenn ein Mitarbeiter seine Funktion ändert.

Wie man eine Mutation erzeugt

• Um eine Mutation zu erstellen, befolgen Sie die Schritte, die im vorherigen Kapitel "Zufluss" erläutert wurden. Stellen Sie sicher, dass in Stufe 1wählen Sie "Mutation" anstelle von "Zufluss".

Zufluss vs. Mutation

• Der Mutationsprozess ist fast identisch mit dem Zuflussprozess. Der Unterschied besteht darin, dass der Mutationsprozess die bereits ausgehändigten Bestimmungen berücksichtigt und sie mit den für die neue Funktion erforderlichen Bestimmungen vergleicht. Ein Beispiel: Der Mitarbeiter wechselt auf eine Stelle, für die er kein mobiles Gerät mehr benötigt.

Ausgabe- und Annahmeaufgaben

Im Falle einer Mutation, wird das System

• Generieren Sie die Ausgabeaufgaben auf der Grundlage der neuen Funktion des Mitarbeiters. Diese funktionieren genauso wie die Zuflussaufgaben und;

• Überprüft, welche Einrichtungen der Mitarbeiter derzeit hat, um festzustellen, ob sie für die neue Funktion nicht mehr relevant sind. Für diese Einrichtungen werden Aufnahmeaufgaben generiert (also den Vermögenswert aufnehmen, anstatt ihn abzugeben).